給与改定通知書 テンプレート（無料・書き方と例文付き）

給与改定通知書とは、昇給・減給・手当の見直しなどで給与の額や内訳が変わるときに、会社が従業員へ改定前後の金額、適用開始日、改定の理由を知らせる書面です。法律上の発行義務はありませんが、変更した内容を書面で残す役割があります。

賃金改定通知書、給与変更通知書、労働条件変更通知書、給与辞令とも呼ばれ、名前による違いはありません。給与改定には昇給も含まれますが、昇給だけを知らせる場合は昇給通知書でも足ります。手当の変更、減給、基本給と手当の組み替えなど、昇給以外の変更を含むときは給与改定通知書を使います。

給与改定通知書を従業員に渡す法律上の義務はありません。労働基準法第15条が書面での明示を義務づけているのは、労働契約を結ぶとき（有期契約の更新を含む）です。ただし労働契約法第4条第2項は、労働者と使用者が労働契約の内容を「できる限り書面により確認する」よう定めており、厚生労働省の通達も、契約が変更される場面がこれに含まれるとしています。減給などの不利益変更では、通知書と同意書が、説明と同意があったことを示す記録になります。

給与改定通知書を出す主なケース

• 定期昇給やベースアップで基本給を上げるとき
• 昇格・降格で基本給や役職手当が変わるとき（昇格・昇進通知書とあわせて渡します）
• 住宅手当や家族手当などを新設・廃止・増減するとき
• 配置転換で地域手当や職務手当が変わるとき（配置転換通知書とあわせて渡します）
• 地域別最低賃金の改定に合わせて、パート・アルバイトの時給を上げるとき
• 業績や評価により減給・降給するとき
• 固定残業代の金額や時間数を見直すとき
• 合併や組織再編の後に、賃金制度を統合するとき

例文1：昇給（人事評価と昇格による改定）

増減は項目ごとに書くと、どこが変わったのかが伝わります。上のテンプレートでは、比較表と月額合計が自動で入ります。

例文2：手当の見直し（月額の合計は変わらない場合）

例文1の本文と記書きを、次のように差し替えます。

住宅手当を基本給に組み入れると、残業代の計算の基礎となる賃金が増えることがあります（労働基準法第37条第5項、同法施行規則第21条）。手当の廃止で月額が下がる人がいる場合は、例文3と同じく同意を得ます。

例文3：減給（本人の同意を得て行う場合）

減給は、署名があるだけでなく、同意が本人の自由な意思によることが大切です。説明した日と内容を通知書に残し、考える時間を置いてから署名を受け取ります（減給するときの給与改定通知書と同意書）。

例文4：パート・アルバイトの時給改定（最低賃金の改定に合わせる場合）

令和8年度の地域別最低賃金は、2026年10月1日から12月2日にかけて都道府県ごとに発効します（東京都は10月1日から1,280円、山梨県は11月1日から1,113円）。発効日からは、改定後の最低賃金以上の時給にする必要があります（最低賃金法第4条第1項）。上のテンプレートで給与形態を「時給」にすると、同じ形の通知書を作れます。全員向けの短いお知らせは昇給通知書のページの例文6も使えます。

改定内容が決まったら、改定後の給与を初めて支払う日より前、できれば適用開始日より前に渡します。減給では、説明と同意の時間を見込んで、さらに早めに準備します。

締め日と支給日がずれる会社では、適用開始日だけでは、どの支給日から金額が変わるのかが伝わりません。「2027年4月1日から適用（4月25日支給の給与から反映）」のように、反映される支給日まで書きます。適用開始日を過ぎてから通知する場合は、差額をいつ支払うかも書きます。

給与改定は何月から？

法律上の決まりはなく、就業規則（賃金規程）で定めた時期に行います。常時10人以上の労働者を使用する会社は、昇給に関する事項を就業規則に記載します（労働基準法第89条第2号）。厚生労働省の「令和7年賃金引上げ等の実態に関する調査」（常用労働者100人以上の企業）では、賃金の改定を1〜8月に実施し、9〜12月には予定しない企業が78.2%でした。

社会保険料が変わるとき（月額変更届）

昇給・降給や手当の変更で固定的賃金が変わり、変動月から3か月の報酬の平均で標準報酬月額が2等級以上変わると、随時改定の対象になります（3か月とも支払基礎日数17日以上）。会社は月額変更届を日本年金機構の事務センターまたは管轄の年金事務所へ速やかに提出し、4か月目から新しい標準報酬月額になります。4月支給の給与で変わった場合は、7月の標準報酬月額から改定されます。等級の目安の調べ方は昇給通知書のページ、改定後の手取り額は給与計算シミュレーターで確認できます。

賃金規程を変えるときは就業規則の変更届も

手当の新設・廃止など、賃金規程そのものを変える場合、常時10人以上の労働者を使用する会社は、過半数労働組合または過半数代表者の意見書を添えて、就業規則の変更届を所轄の労働基準監督署長に提出します（労働基準法第89条・第90条）。個人ごとの給与改定通知書には、届出は必要ありません。

渡し方と保存期間

渡し方に法令上の決まりはなく、手渡し、郵送、メール、社内システムのどれでも渡せます。減給の同意は、署名した書面など、後から確かめられる形で残します。昇給・減給に関する書類は「賃金に関する書類」として、労働基準法第109条により5年間（当分の間は3年間）保存します（厚生労働省「改正労働基準法等に関するQ&A」）。

1. 表題と改定の種類を選ぶ

   給与改定通知書・賃金改定通知書・給与変更通知書・時給改定のお知らせから表題を選び、昇給・減給・手当の変更などから改定の種類を選びます。

2. 給与形態を選ぶ

   月給か時給を選びます。時給を選ぶと、比較表が時給の改定前後に切り替わります。

3. 会社と従業員を入力する

   会社名・所在地・代表者名と、従業員の氏名・所属・役職を入力します。

4. 改定前と改定後の給与を入力する

   基本給と手当を項目ごとに入力すると、比較表に増減と月額合計が入ります。固定残業代は、スイッチをオンにして金額と時間数を入力します。

5. 日付・改定の理由・根拠を入力する

   通知日、適用開始日、反映する給与の支給日と、改定の理由、根拠となる規程を入力します。

6. 同意欄と社会保険料の案内を選ぶ

   減給など不利益な変更では同意欄を入れます（減給を選ぶと自動でオン）。社会保険料が変わる場合がある旨も入れられます。

7. PDFまたはWordで保存する

   必要なら英語版に切り替えて本文を直接編集し、PDFをダウンロードするか、登録不要のWord版を使います。