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昇給通知書（Salary Increase Notice）テンプレート

改定前後の月給、適用開始日、根拠（年次評価・昇進・市場調整・スキル・資格取得など）を記載し、 増額・増額率・年収換算を自動計算します。標準報酬月額の等級が2等級以上上がる場合の随時改定 （月額変更届）に関する注意書きも自動表示。日本語・英語のプレビュー切替、インライン編集、 PDF出力に対応しています。

Emmanuel Gendre（SaiyouTeam代表）
著者: Emmanuel Gendre
SaiyouTeam代表 · 日本での採用経験12年

最終確認: · 日本年金機構の随時改定（月額変更）ガイダンスに準拠

昇給通知書ジェネレーター

2026年5月15日

田中 太郎　様

〒150-0001 東京都渋谷区神宮前2-3-4

〒100-0005 東京都千代田区丸の内1-1-1

株式会社サンプル

代表取締役　山田 花子

昇 給 通 知 書

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

このたび、貴殿の日頃の業務遂行を評価し、下記のとおり給与を改定する旨を通知いたします。

敬具

記

  1. 改定前の月給 基本給: ¥380,000 役職手当: ¥20,000 合計（月額）: ¥400,000　／　年収目安: ¥4,800,000
  2. 改定後の月給 基本給: ¥420,000 役職手当: ¥30,000 合計（月額）: ¥450,000　／　年収目安: ¥5,400,000
  3. 増額 月額: ¥50,000　／　年額換算: ¥600,000　／　増額率: +12.5%
  4. 適用開始日 2026年6月1日 より新給与を適用する。
  5. 改定の根拠 年次評価 2025年度通期の業績評価結果（評価ランクA）に基づく昇給。
  6. 標準報酬月額の取り扱い 改定前の等級: 22等級　／　改定後の等級: 24等級。日本年金機構の随時改定（月額変更）の基準に該当する場合は、月額変更届を所定の期日までに提出します。
  7. 賞与・退職金への影響 適用開始日以降の賞与および退職金の算定基礎は、改定後の基本給を反映するものとする。詳細は就業規則・退職金規程に定めるところによる。
  8. お問い合わせ 本件に関するお問い合わせは、人事部 鈴木（電話 03-1234-5678）までお願いいたします。

以上

〒100-0005 東京都千代田区丸の内1-1-1

株式会社サンプル

代表取締役　山田 花子　　印

________________________

送付の準備はできましたか？上のプレビューをPDFとしてダウンロードできます。メールアドレスはファイル受領のみに使用します。

使い方

クリーンな昇給通知書を60秒で

昇給通知書は、使用者が昇給を記録するために発行する書面です。改定前の給与、改定後の給与、適用開始日、根拠を明記し、従業員への変更内容の確認と、使用者にとっての同時期の報酬履歴の記録を兼ねます。

1. 改定前後の給与（手当の内訳付き）

現在の月給（基本給）と任意の手当（手当名＋金額）を最大4行まで入力します。改定後についても同様です。年収目安（月額×12）はリアルタイムに計算され、入力欄とプレビューの両方に表示されます。

2. 増額・増額率のリアルタイム計算

改定後の月給を入力するたびに、増額（改定後 − 改定前）と増額率がリアルタイムに更新されます。プレビューには月額の増額、年額換算、率が表示されます。

3. 標準報酬月額の等級変動に関する注意書き

改定前後の標準報酬月額等級を任意で入力できます。改定後の等級が改定前から2等級以上上がる場合、随時改定（月額変更届）に該当する旨の注意書きがプレビューに自動表示されます。これは、給与変更が社会保険手続きに発展する分岐点です。

4. 適用開始日と根拠

適用開始日と根拠（年次評価・昇進・昇格・市場調整・スキル・資格取得・その他）を選択し、根拠の詳細を自由記述で記載します。日本語版・英語版の両方の根拠詳細がPDFに反映されます。

5. 想定外の文言は直接編集

プレビュー上部の編集をクリックすると、本文を直接編集できます。遡及適用、一時調整金の記載、就業規則の特定条項の参照など、テンプレートが想定していない文言を自由に追加できます。編集モードをオフにしても変更は保持され、フォームの変更はハイライトされた変数のみを更新します。

6. PDF出力

PDFをダウンロードをクリックし、メールアドレスを入力するとブラウザ内でPDFが生成されます。プレビューに表示されている言語と一致したPDFが出力されます。

注意すべきエッジケース

  • 遡及適用: 根拠詳細欄に遡及適用の旨を明記し、必要に応じて一時調整金（差額支給）の金額を一行で記載します。通知書と支払いはセットで実施します。
  • 減給: 本テンプレートは減給には使用しません。日本では給与の引き下げは厳しく制限されており（労働契約法第8条、不利益変更の判例法理）、給与改定通知書を従業員の書面同意とともに使用します。
  • 昇進・昇格に伴う昇給: 昇進・昇格通知書とセットで発行します。根拠欄では新しい役職・等級を参照します。
  • 2等級以上の変動: 改定後の等級が2等級以上上がり、その水準が3ヶ月連続で維持される場合、所定の期日までに月額変更届を年金事務所または健康保険組合に提出します。

参考

各セクションの意味

昇給通知書（Salary Increase Notice）

使用者が昇給を記録するために発行する書面。改定前の給与、改定後の給与、適用開始日、根拠を明記し、従業員への確認と使用者の人事記録を兼ねます。

標準報酬月額

健康保険料・厚生年金保険料の計算に用いる仮想的な月額報酬。等級表（1〜50等級）に対応します。昇給により等級が2等級以上上がり、その水準が3ヶ月連続で維持される場合、随時改定が必要となります。

随時改定（月額変更）

固定的賃金の変更により標準報酬月額の等級が2等級以上変動し、その水準が3ヶ月連続で維持される場合の中途改定。日本年金機構または健康保険組合に月額変更届を提出します。

定時決定

毎年4・5・6月の報酬を基に標準報酬月額を見直す年次手続き。算定基礎届を毎年7月10日までに提出します。随時改定に該当しない小規模な昇給は、次の定時決定に反映されます。

給与改定通知書

あらゆる報酬変更（増額・減額・手当の再編・固定/変動の比率変更）を記録する広義のテンプレート。純粋な増額には昇給通知書を、それ以外の変更には給与改定通知書を使用します。

よくある質問

昇給通知書に関するよくある質問

昇給により社会保険の改定が必要になりますか？

昇給により標準報酬月額が2等級以上変動し、3ヶ月連続でその水準が維持される場合、随時改定（月額変更）が必要となります。これより小さい増額は、9月の定時決定（算定基礎届）に反映されます。

昇給に従業員の同意は必要ですか？

必要ありません。増額は有利な変更であり、使用者の通知により効力が生じます。記録保管のため従業員に受領確認を求めることが推奨されますが、法律上の同意は必要ありません。

通知書はいつ発行すべきですか、適用開始日の前後どちらですか？

適用開始日の当日またはその前に発行するのが望ましい実務です。事後発行も認められますが、最初の給与支給で反映されるまで従業員が新しい金額を知らない期間が生じます。事前通知が最もクリーンなパターンです。

昇給と給与改定の違いは何ですか？

昇給は特に給与の増額を意味します。給与改定はより広義で、増額、減額、手当の再編、固定・変動の比率変更などあらゆる報酬変更を指します。純粋な増額には昇給通知書を、それ以外の変更には給与改定通知書を使用します。

遡及的な昇給は昇給通知書で発行すべきですか？

そうです。遡及的な適用開始日を明記し、該当する場合は遡及分の支払額（一時調整金）を記載します。通知書と支払いはセットで行います。逆に遡及的な減額は厳しく制限されており、原則として無効です。

等級が2等級以上上がるかどうかはどう判断しますか？

改定後の月額（基本給＋固定的手当）に対応する健康保険・厚生年金の等級と、改定前の等級を比較します。差が2等級以上で、改定後の水準が3ヶ月連続して維持される見込みがある場合、随時改定に該当し、日本年金機構または健康保険組合に月額変更届の提出が必要です。

賞与・退職金は適用開始日から新しい基本給を反映しますか？

原則として、月給を基礎とする将来の賞与・退職金の算定には新しい基本給を用います。適用開始日が区切りとなります。適用開始日をまたぐ按分計算については、就業規則・退職金規程に定める計算式に従います。

著者について

Emmanuel Gendre（SaiyouTeam代表）
Emmanuel Gendre
SaiyouTeam代表 · TechieCV株式会社

Emmanuelは日本の中小企業（SMB）向けに人事・採用のアドバイザリー業務を行っています。日本での採用経験は12年に及び、リクルートメントコンサルタントとしてITプロフェッショナルの採用を支援してきました。それ以前はGoogleのリクルーターとしてEMEA地域のエンジニア採用を担当しています。年次評価や昇進に伴う昇給通知書の作成を含む報酬関連の業務はSMBクライアントから日常的に相談を受けるテーマであり、本テンプレートはそのアドバイザリー業務の一環として作成し、実際のクライアントとの相談時にもEmmanuel自身が活用しています。

個別の人事案件については、Emmanuelは社会保険労務士・弁護士などの有資格者と連携して対応しています。本テンプレートはアドバイザリーの場で活用する目安であり、個別案件における専門家の助言に代わるものではありません。

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公式情報源

本テンプレートは、以下の日本政府の一次情報源に基づいて作成されています。発行機関のページで根拠規定をご確認いただけます。

重要事項。本テンプレートは一般的な情報提供を目的とした昇給通知書の汎用構造であり、法律や労務に関する助言に代わるものではありません。遡及適用、給与改定の体裁を取った減給、社会保険等級と連動する変動など、エッジケースには給与計算と届出に重大な影響が生じます。非定型の状況でこの通知書を発行する前に、社会保険労務士または労働問題に詳しい弁護士に最終的な文言の確認をご依頼ください。