SaiyouTeam
戦略相談を予約

警告書・注意書 テンプレート（無料・日本語／英語対応）

必要事項を入力するだけで、段階的懲戒手続に耐える警告書（警告書）または注意書（注意書）を生成します。事実関係、違反した就業規則条項、求められる是正、是正期限、過去の注意・指導の記録、是正されない場合の措置を明記。日本語と英語の表示切替、本文の直接編集、PDFエクスポートに対応した無料ツールです。

Emmanuel Gendre（SaiyouTeam代表）
著者: Emmanuel Gendre
SaiyouTeam代表 · 日本での採用経験12年

最終確認: · 労働契約法第15条・第16条、及び厚生労働省「段階的懲戒」ガイダンスに準拠

警告書・注意書ジェネレーター

2026年5月8日

田中 太郎　殿

ITソリューション部　ソフトウェアエンジニア

〒100-0005 東京都千代田区丸の内1-1-1

株式会社サンプル

代表取締役　山田 花子

人事部長 鈴木 一郎

注 意 書

貴殿に対し、下記のとおり注意を行うとともに、是正を求めます。本書面は、就業規則所定の懲戒処分そのものではなく、段階的懲戒手続における事前の注意として交付するものです。

記

  1. 事実関係 発生日: 2026年4月22日 発生場所: 本社オフィス 3階会議室 2026年4月22日午前10時頃、本社3階会議室にて開催された定例ミーティングにおいて、貴殿は上司である部長からの業務指示に対し、合理的な理由なく拒否し、会議室から退室しました。 影響を受けた関係者: 同部署の同僚3名及び取引先である株式会社A社の担当者
  2. 違反した規則 該当条項: 就業規則第12条第1項（業務命令遵守義務）及び第45条第1項第3号 違反の種別: 業務命令違反
  3. 求められる是正措置 上司からの合理的な業務指示に対し、誠実かつ速やかに従うこと。
  4. 是正期限 2026年6月8日 までに上記の是正措置を講ずること。
  5. 過去の注意・指導の記録 口頭注意: 2026年3月15日 書面警告: その他: 2026年4月10日付 上司による面談記録（業務指示遵守について指導）
  6. 是正されない場合の措置 上記の是正期限までに改善が認められない場合、又は同種の問題が再発した場合、就業規則所定の懲戒処分（戒告、譴責、減給、出勤停止又は懲戒解雇等）の対象となります。
  7. 段階的懲戒の原則について 本書面は、日本の労働判例上確立された段階的懲戒（progressive discipline）の手続における注意段階として交付するものであり、それ自体は懲戒処分ではありません。懲戒処分を行う場合には、別途、就業規則所定の手続（弁明の機会の付与等）を経て決定されます。
  8. お問い合わせ 本件に関するお問い合わせは、人事部 鈴木（電話 03-1234-5678）までお願いいたします。

以上

株式会社サンプル

人事部長 鈴木 一郎　　印

________________________

受領確認欄

本欄への署名は、本書面を受領したことの確認であり、記載内容に対する同意を意味するものではありません。

従業員氏名: 田中 太郎

署名: ________________________

受領日: ________________________

送信準備ができたら 上のプレビューをそのままPDFでダウンロードできます。メールアドレスはファイル受領のみに使用します。

公式情報源

本テンプレートは、以下の日本政府の一次情報源に基づいて作成されています。発行機関のページで根拠規定をご確認いただけます。

概要

警告書・注意書（Warning Letter / Notice of Caution）とは

警告書・注意書は、特定の行動またはパフォーマンスが許容できない水準にあること、および改善期待を従業員に正式に通知する書面です。日本の段階的懲戒の標準的な流れ（口頭注意 → 書面警告 → 始末書／正式制裁 → 解雇）の第2段階に位置します。書面警告のステップが記録されていない場合、後の懲戒措置は構造的に弱くなります。

使用タイミング

この通知書を発行するタイミング

  • 口頭注意を行ったが行動が改善されない場合
  • 特定のインシデントが正式な書面化を要する場合（懲戒処分には至らないが記録が必要）
  • 勤怠、業績、行動の問題に関する最初の正式な書面記録として
  • 正式な懲戒手続（戒告・譴責・出勤停止・解雇）を開始する前段階として

記載事項

通知書に記載すべき項目

  • 具体的な事実：何が、いつ、どこで、誰に影響したか
  • 違反した就業規則、ポリシー、または期待事項
  • 従業員に求める是正措置
  • 是正期限（具体的な日付または期間）
  • 是正されない場合の措置（次の懲戒段階）の明示
  • 同一問題に関する過去の口頭注意・記録された対話の参照
  • 使用者署名、発行日、発行者の役職・氏名
  • 従業員確認欄（受領確認であり、内容への同意ではない）

法的根拠

日本の労働裁判所は段階的懲戒の原則を適用します：解雇は、従業員に適切な通知と現実的な改善機会を与えた段階的な手続を経る必要があります。警告書は「適切な通知」を書面化したものです。これが存在しない場合、後の懲戒措置（戒告、譴責、出勤停止、解雇）は構造的に正当化が困難となります。労働契約法第15条は懲戒処分について当該行為の性質・態様等に照らして合理的であることを求め、労働契約法第16条は客観的合理性・社会通念上の相当性を欠く解雇を無効としています。警告書は刑事的な意味での非違行為を主張する必要はなく、業績、勤怠、行動上の問題を扱うことができます。

よくある質問

警告書・注意書に関するよくある質問

警告書と注意書の違いは何ですか？

実務上、両者はほぼ互換性があります。注意書はやや緩やかなトーンで、最初の書面通知として使用されることが多いです。警告書はより強い表現で、注意書の次の段階、または最初から重大な問題に対して使用されます。業績問題に注意書、非違行為に警告書を使い分ける企業もありますが、法的な重みは同等です。

従業員の署名は必要ですか？

受領確認の署名を求めることが推奨されます。署名拒否によって警告書が無効になるわけではありませんが、拒否の事実（日付、立会人）を記録してください。受領確認の署名は内容への同意ではなく、従業員が通知を受け取り問題を認識したことの確認に過ぎません。

解雇までに何回の警告が必要ですか？

明確な回数は定められていませんが、段階的懲戒の原則が適用されます。適法と認められた懲戒解雇の典型例は、相当の期間にわたる2〜3段階の記録（口頭注意、書面警告、始末書または戒告、最終警告、解雇）を経ています。1回の警告のみによる解雇は、犯罪行為、重大な安全違反、ハラスメントなど重大な事案を除き、正当化が困難です。

警告書は即時の制裁を引き起こせますか？

警告書は通知であり制裁ではありません。使用者が制裁（戒告、譴責、出勤停止）を科したい場合は、別途懲戒手続が必要となり、それぞれに固有の適正手続要件があります（弁明の機会、就業規則の懲戒条項の適用、比例原則）。警告書はその手続の前提であり、手続そのものではありません。

業績問題は警告書とPIPのどちらで扱うべきですか？

業績改善計画（PIP）はより建設的で、具体的な目標、マイルストーン、改善のためのリソースを設定します。警告書はより正式かつ懲戒的です。業績問題への推奨実務：まずPIP（構造とサポートを提供する）から開始し、PIPが結果を生まない場合のみ警告書に進みます。

警告書の法的根拠は何ですか？

警告書を直接義務付ける単一の法令はありません。労働契約法第15条（懲戒処分は当該行為の性質・態様等に照らして合理的でなければならない）、労働契約法第16条（解雇は客観的合理性・社会通念上の相当性が必要）、及び数十年にわたる判例が「段階的懲戒（progressive discipline）」を実務上の原則として確立しており、厚生労働省ガイダンスもこれを前提としています。

著者について

Emmanuel Gendre（SaiyouTeam代表）
Emmanuel Gendre
SaiyouTeam代表 · TechieCV株式会社

Emmanuelは日本の中小企業（SMB）向けに人事・採用のアドバイザリー業務を行っています。日本での採用経験は12年に及び、リクルートメントコンサルタントとしてITプロフェッショナルの採用を支援してきました。それ以前はGoogleのリクルーターとしてEMEA地域のエンジニア採用を担当しています。懲戒関連の業務はSMBクライアントから日常的に相談を受けるテーマであり、本テンプレートはそのアドバイザリー業務の一環として作成し、実際のクライアントとの相談時にもEmmanuel自身が活用しています。

個別の人事案件については、Emmanuelは社会保険労務士・弁護士などの有資格者と連携して対応しています。本テンプレートはアドバイザリーの場で活用する目安であり、個別案件における専門家の助言に代わるものではありません。

LinkedIn SaiyouTeamについて

続けて読む

人事通知書テンプレートの関連書類

始末書

非違行為発生後に従業員自身が記述する書面。事実関係、原因、影響、本人の反省、是正への誓約を記録します。

テンプレートを開く

試用期間延長通知書

当初の試用期間終了日時点で評価が確定しない場合に試用期間を延長する書面。契約上の根拠、新しい終了日、本採用までの道筋を明記します。

テンプレートを開く

解雇通知書

正式な解雇通知。労働契約法第16条に基づく懲戒解雇の前提として、書面警告の記録を伴うことが望まれます。

テンプレートを開く

重要事項。本テンプレートは一般的な計画立案を目的としたものであり、専門家の助言に代わるものではありません。日本の労働法は複雑で個別事案性が高いため、非定型の状況でこの通知書を発行する前に、社会保険労務士または労働問題に詳しい弁護士にご相談ください。