Japan Pre-Employment Health Check Notice Template (健康診断受診案内)

Generate the instructions for the statutory pre-employment health examination required by Article 43 of the Industrial Safety and Health Act Enforcement Order (労働安全衛生規則第43条). Designated clinic, statutory exam items, deadline, reimbursement policy. Preview in Japanese or English, edit inline, export to PDF.

Last reviewed: · Aligned with the Industrial Safety and Health Act Enforcement Order Article 43

Pre-employment health check notice generator

2026年3月1日

鈴木 一郎 様

〒100-0005 東京都千代田区丸の内1-1-1

株式会社サンプル

代表取締役 山田 花子

雇 入 れ 時 健 康 診 断 の ご 案 内

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

このたびは、当社へのご入社にあたり、心より歓迎申し上げます。労働安全衛生規則第43条に基づく雇入れ時健康診断のご受診をお願いいたしますので、下記のとおりご案内申し上げます。

敬具

  1. 受診期限 2026年3月25日までにご受診をお願いいたします。
  2. 指定医療機関 ○○クリニック健診センター 〒100-0006 東京都千代田区有楽町1-2-3 電話:03-2345-6789 受付時間:平日 9:00〜17:00(土日祝休)
  3. ご予約 事前のご予約が必要です。当社からのご紹介である旨をお伝えいただき、上記指定医療機関にご予約をお取りください。
  4. 検査項目(労働安全衛生規則第43条) ・既往歴および業務歴の調査 ・自覚症状および他覚症状の有無の検査 ・身長、体重、腹囲、視力および聴力の検査 ・胸部エックス線検査 ・血圧の測定 ・貧血検査(赤血球数、血色素量) ・肝機能検査(GOT、GPT、γ-GTP) ・血中脂質検査(LDL、HDL、中性脂肪) ・血糖検査 ・尿検査(糖、蛋白) ・心電図検査
  5. 費用 受診費用は当社が直接指定医療機関に支払いますので、貴殿のご負担はございません。
  6. 費用 受診費用はいったん貴殿にてお立て替えいただき、領収書をご提示いただければ、後日当社にて精算いたします。
  7. 直近の健診済の方 本案内発送日より3か月以内に健康診断を受診済の場合は、その診断書(労働安全衛生規則第43条所定の検査項目を含むもの)をご提出いただくことで、本受診を省略することが可能です。
  8. 診断結果のご提出 健康診断結果(健康診断個人票または診断書)は、入社日までに人事部宛にご提出ください。郵送・電子メールいずれの方法でも構いません。
  9. 個人情報の取扱い 取得した健康診断情報は、労働安全衛生法の定めに基づき、適切に保管・管理いたします。本人の同意なく目的外で使用することはありません。
  10. お問い合わせ 本件に関するお問い合わせは、人事部 田中(電話 03-1234-5678 / メール hr@example.co.jp)までお願いいたします。

以上

Ready to send? Download a PDF of the notice above.

Frequently asked

Common questions about the pre-employment health check

Is the pre-employment health check legally required?

Yes for nearly all employees. Article 43 of the Industrial Safety and Health Act Enforcement Order requires employers to conduct a health examination at the time of hiring.

Can the new hire skip the check if they had one recently?

Yes when the worker submits a health-check certificate dated within the previous three months. Many mid-career hires take advantage of this; new graduates almost always need a new check.

Who pays for the check?

No statutory obligation, but doing so is overwhelmingly standard practice. Companies either direct-bill via a designated clinic, reimburse against receipts, or — rarely — leave the new hire to bear the cost.

When should the new hire complete the check?

Two to four weeks before the start date is the standard window. Send the notice with the joining package six to eight weeks before start so the new hire has buffer time.

Can the result disqualify a new hire?

Very narrowly. Japanese case law restricts withdrawal of naitei on health grounds: the condition must be objectively job-incompatible and not addressable with reasonable accommodation. Mishandling can create disability-discrimination liability.

About the author

Emmanuel Gendre, Founder of SaiyouTeam
Emmanuel Gendre
Founder, SaiyouTeam · TechieCV K.K.

Emmanuel advises small and mid-sized companies (SMBs) on HR and recruiting in Japan. He brings 12 years recruiting in Japan as a Recruitment Consultant placing IT professionals, plus prior experience hiring engineers across EMEA as a Google recruiter. Setting up the pre-employment health check process under Article 43 (労働安全衛生規則第43条) for new hires is something he handles regularly with his SMB clients, so he built this template as part of that advisory work.

For case-specific onboarding matters, Emmanuel works with licensed Japanese professionals (社会保険労務士 and 弁護士). The handling of health-examination results in particular involves disability-discrimination and privacy law and warrants careful professional advice.

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Official sources

Important. This template provides a generic Japanese pre-employment health check notice (健康診断受診案内) structure for general information only and is not a substitute for legal advice. Handling health-examination results in particular involves disability-discrimination and privacy law; for non-standard cases, consult a labor and social security attorney (社会保険労務士) or qualified legal counsel.