Fixed-Term Employment Contract Template (契約社員 労働契約書)

Generate a Japanese fixed-term labor contract in seconds. Includes the post-April-2024 renewal disclosures and the Article 18 indefinite-conversion notice. Preview in Japanese or English, edit inline, then export to PDF.

Last reviewed: · Aligned with Articles 17 and 18 of the Labor Contract Act and the April 2024 disclosure amendment

Fixed-term employment contract generator

2026年5月15日

労働契約書(契約社員)

甲(使用者)

株式会社サンプル

〒100-0005 東京都千代田区丸の内1-1-1

代表取締役 山田 花子

乙(労働者)

田中 太郎

甲と乙は、下記のとおり労働契約を締結する。

雇用

甲は乙を契約社員(期間の定めのある労働者)として雇用し、乙はこれを承諾した。

契約期間及び更新

  1. 本労働契約は、期間の定めのあるものとする。
  2. 契約期間: 2026年7月1日 から 2027年6月30日 まで。
  3. 契約更新の有無: 更新する場合がある
  4. 更新の判断基準: 業務量、勤務成績、勤務態度、能力、会社の経営状況等
  5. 通算契約期間又は更新回数の上限: 通算5年(無期転換申込権が発生)
  6. 契約を更新する場合は、契約期間満了前に書面により合意するものとする。

試用期間

  1. 入社日から2ヶ月を試用期間とする。試用期間中の労働条件は本採用と同一とする。
  2. 試用期間中又は試用期間満了時において、次の各号のいずれかに該当する場合、甲は本採用を行わないことができる:(1)経歴の重大な詐称が判明した場合、(2)勤務態度が著しく不良で、改善指導後も改善が見られない場合、(3)配置転換等によっても解消し得ない業務遂行能力の著しい不足がある場合、(4)医師の診断により勤務に堪えないと認められる健康状態の著しい不良がある場合、(5)正当な理由なく業務命令に従わない場合、(6)その他前各号に準ずる事由がある場合。

業務内容

  1. 業務内容: プロジェクト・コーディネーター
  2. 配属部署: プロジェクト推進部
  3. 甲は、業務上の必要があるときは、乙の業務内容を変更することができる。変更の範囲は、甲の事業運営に伴う業務全般とする。

就業場所

  1. 就業場所: 本社(東京都千代田区丸の内1-1-1)
  2. 甲は、業務上の必要があるときは、乙の就業場所を変更することができる。変更の範囲は、甲の本社、支店、営業所、出向先その他甲の指定する場所とする。

労働時間・休憩・休日

  1. 始業時刻: 9:00、終業時刻: 18:00
  2. 休憩時間: 60分。
  3. 所定労働時間: 1日8時間。
  4. 休日は次のとおりとする: 土日祝、年末年始、年次有給休暇(労基法準拠)
  5. 業務上の必要があるときは、甲は乙の労働時間及び休日を変更することができる。

休暇

  1. 年次有給休暇は、労働基準法第39条の定めるところにより付与する。継続勤務期間が6か月に満たない場合の付与については、就業規則の定めるところによる。
  2. 慶弔休暇、産前産後休暇、育児休業、介護休業、生理休暇その他の休暇については、就業規則の定めるところによる。

時間外労働及び休日労働

  1. 業務上の必要があるときは、甲は乙に対し、時間外労働及び休日労働を命じることがある。
  2. 時間外労働及び休日労働は、労働基準法第36条に基づく協定(36協定)の範囲内において行うものとする。
  3. 時間外労働、深夜労働、休日労働に対する割増賃金は、労働基準法第37条の定めるところにより支払う。

賃金

  1. 月額基本給は¥320,000とする。
  2. 諸手当: 通勤手当(実費支給、上限月額¥30,000)
  3. 想定年収: ¥3,840,000
  4. 締切日及び支払日: 毎月末日締め、翌月25日に支払う。
  5. 支払方法: 乙が指定する金融機関の口座に振込により支払う。所得税、社会保険料、住民税その他法令に定める控除を行う。
  6. 昇給: 業績及び勤務評価に基づき、契約更新時に甲の判断により行うことがある。

賞与

  1. 賞与は、甲の業績及び乙の勤務成績に応じて、就業規則及び賃金規程の定めるところにより支給する場合がある。
  2. 支給の有無及び支給額は甲の業績により変動するものとし、必ずしも支給を保証するものではない。
  3. 支給時期及び条件: 無(業績及び勤務成績に応じて支給する場合がある)

退職金

本契約においては、退職金は支給しない。ただし、甲の退職金規程に別段の定めがある場合はこの限りでない。

社会保険及び労働保険

甲は、所定労働時間及び所定労働日数が適用基準を満たす場合、乙を健康保険、厚生年金保険、雇用保険、労働者災害補償保険に加入させる。

服務規律及び誠実義務

  1. 乙は、就業規則その他甲の定める諸規程を遵守し、業務上の指示に従い、誠実に職務を遂行しなければならない。
  2. 乙は、職務の遂行にあたり、自己の地位及び権限を濫用してはならない。
  3. 乙は、勤務時間中、業務に専念しなければならない。

守秘義務

  1. 乙は、在職中及び退職後において、職務上知り得た甲及び取引先に関する一切の機密情報を、第三者に開示又は漏洩してはならない。
  2. 機密情報には、技術情報、営業情報、顧客情報、人事情報、財務情報その他公知でない情報を含む。
  3. 乙は、退職時又は甲の請求があったときは、機密情報を含む一切の書類、データ、機器を甲に返還しなければならない。

個人情報の保護

乙は、業務上知り得た甲の役員、従業員、取引先、顧客その他関係者の個人情報を、個人情報の保護に関する法律その他関連法令並びに甲の個人情報取扱規程に従い、適切に取り扱わなければならない。

知的財産権の帰属

  1. 乙が職務上行った発明、考案、創作その他の知的財産(著作物、プログラム、デザイン、ノウハウ等を含む)に係る権利は、その発生と同時に甲に帰属する。
  2. 乙は、前項の権利の取得、移転又は権利化のために必要な手続に協力しなければならない。

退職

  1. 本契約は、契約期間の満了をもって当然に終了する。ただし、契約更新の合意がある場合はこの限りでない。
  2. 乙が契約期間中に自己都合により退職を希望する場合、退職予定日の30日前までに、書面により甲に申し出るものとする。
  3. 退職時には、業務の引継ぎを誠実に行い、貸与物を甲に返還しなければならない。

期間中の解雇

甲は、契約期間中、やむを得ない事由がなければ乙を解雇することができない(労働契約法第17条第1項)。やむを得ない事由により解雇する場合は、就業規則に定める手続並びに労働基準法第20条の規定に従う。

雇止め予告及び理由証明

  1. 本契約を更新しない場合(雇止め)であって、乙が次の各号のいずれかに該当するときは、甲は契約期間満了の30日前までに、その旨を乙に予告する:(1)本契約が3回以上更新されている場合、(2)本契約期間と過去の契約期間を通算して1年を超えて継続して雇用されている場合。
  2. 乙が雇止めの理由について証明書の交付を求めた場合、甲は遅滞なくこれを交付する。

無期転換申込権

  1. 労働契約法第18条第1項により、本契約と同一の使用者との間で締結した有期労働契約の通算契約期間が5年を超える場合、乙は、現在締結している有期労働契約の契約期間が満了する日までに、甲に対し、期間の定めのない労働契約の締結を申し込むことができる。
  2. 前項の申込みがあった場合、甲は当該申込みを承諾したものとみなされ、現在の有期労働契約の終了日の翌日から、期間の定めのない労働契約が成立する。
  3. 無期転換後の労働条件(業務内容、賃金、労働時間その他)は、別段の定めがない限り、現在の有期労働契約と同一とする。

損害賠償

乙が、故意又は重大な過失により甲又は第三者に損害を与えた場合、乙はその損害を賠償する責任を負う。

反社会的勢力の排除

  1. 甲及び乙は、自ら又はその関係者が、暴力団、暴力団員、暴力団準構成員、暴力団関係企業、総会屋、社会運動等標榜ゴロ、特殊知能暴力集団その他これらに準ずる者(以下「反社会的勢力」という)に該当しないこと、及び反社会的勢力との関係を有しないことを表明し、保証する。
  2. 甲及び乙は、相手方が前項に違反した場合、何らの催告なしに本契約を解除することができる。

就業規則等の優先

本契約に定めのない事項及び本契約の解釈に疑義が生じた場合は、甲の就業規則、賃金規程その他諸規程、労使協定並びに労働関係諸法令の定めるところによる。

合意管轄

本契約に関する一切の紛争については、甲の本店所在地を管轄する裁判所を第一審の専属的合意管轄裁判所とする。

本契約の成立を証するため、本契約書を2通作成し、甲乙各1通を保有する。

甲(使用者)

〒100-0005 東京都千代田区丸の内1-1-1

株式会社サンプル

代表取締役 山田 花子

________________________ 印

乙(労働者)

氏名 田中 太郎

現住所

________________________

________________________ 印

Ready to send? Download a PDF of the contract you see above. Your email is used only to receive the file.

How it works

A Japanese fixed-term labor contract in 60 seconds

A fixed-term labor contract (有期労働契約) is the written contract used when employment has a real, time-bound reason: a project with a defined end, a maternity-leave cover, a budget tied to a specific period, or a specialised hire on a defined assignment. The legal stakes are different from a permanent contract: the dates and renewal terms are everything. This template generates a defensible structure aligned with the post-April-2024 disclosure requirements and the renewal rules under the Labor Contract Act.

1. The contract period and renewal terms are mandatory disclosures

Enforcement Regulation Article 5 of the Labor Standards Act requires the start and end dates, the renewal policy, the criteria used to decide on renewal, and any cap on total contract length or number of renewals. The April 2024 amendment also requires a written notice of the path to indefinite conversion (Article 18 of the Labor Contract Act). All four are first-class fields in this template; the conversion notice is included as a dedicated article.

2. Termination during the term is restricted

Article 17(1) of the Labor Contract Act bars dismissal during a fixed term except for "unavoidable reasons" (やむを得ない事由), a stricter standard than the "objectively reasonable + socially acceptable" test that applies to permanent dismissal under Article 16. In practice, mid-term dismissal of a fixed-term employee requires more justification than dismissing a permanent one. The template phrases this exactly.

3. Non-renewal at end-of-term needs care

The fixed term ends automatically on the end date, but two rules apply. First, if the contract has been renewed three or more times, or the employee has been continuously employed for more than a year, you must give 30 days’ notice of non-renewal and a written statement of reasons on request. Second, the renewal-expectation doctrine (雇止め法理, Article 19 of the Labor Contract Act) can convert a non-renewal into a continuing contract if the employee had a reasonable expectation of renewal. Document a real time-bound reason for the fixed term and apply the renewal criteria consistently.

4. The five-year conversion right is a hard limit

Once cumulative fixed-term employment with the same employer exceeds five years, the employee can apply for an indefinite-term contract (Article 18 of the Labor Contract Act). The employer is deemed to have accepted; the indefinite contract takes effect the day after the current term ends. Working conditions remain the same unless renegotiated. Plan renewal cycles around this rule, the template includes the disclosure clause and you can rephrase the renewal-cap field to reflect your policy.

5. Edit anything that doesn’t match your case

Click Edit on the toolbar above the preview and the entire contract becomes editable in place. Use this for anything the template doesn’t anticipate: project-specific bonuses, return-of-equipment schedules, retention clauses. When you turn editing off, your changes stay and the form fields keep driving only the highlighted variables.

6. Export to PDF

Click Download as PDF, enter your email, and the file generates locally in your browser. Whatever language is currently visible in the preview is what gets exported.

Edge cases worth knowing

  • Use this template for fixed-term employees (契約社員) only. For an open-ended full-time hire, use the permanent template (正社員); for workers below the full-time threshold, use the part-time template (アルバイト) when published; for post-retirement re-hires, use the post-retirement (嘱託) template.
  • The fixed term must have a real, time-bound business reason. Calling a permanent role "fixed-term" to keep optionality on dismissal does not work in Japan and exposes you to Article 18 conversion plus the renewal-expectation doctrine.
  • If the contract will run for more than three years, Article 14 of the Labor Standards Act gives the employee a right to resign at any time after one year (with limited exceptions). Most fixed-term contracts are written for one year or less.
  • If the employee needs a visa, make obtaining the work permit by the start date an explicit condition; toggle the foreign-employee clause on or add wording inline before export.
  • Have the final wording reviewed by a sharoshi (社会保険労務士) for non-standard or long-duration cases.

Reference

What each section means

Fixed-term contract (有期労働契約)

A labor contract with an explicit start and end date. Used for project-bound, leave-cover, or budget-bound roles. Governed by the Labor Contract Act, in particular Articles 17, 18, and 19.

Fixed-term employee (契約社員 / Keiyaku-shain)

An employee on a fixed-term contract, usually full-time hours but with a defined end date. Under the same employer, cumulative fixed-term employment over five years gives the employee the right to convert to indefinite-term under Article 18.

Renewal disclosures (更新の有無・基準・上限)

As of April 2024, the employer must state in writing whether the contract may be renewed, the criteria used to decide, and any cap on total contract length or number of renewals. The template captures all three as form fields.

Indefinite-conversion right (無期転換申込権)

Article 18 of the Labor Contract Act: once cumulative fixed-term contracts with the same employer exceed five years, the employee may apply to convert to an indefinite-term contract. The employer is deemed to have accepted. The post-April-2024 rules require a written notice of this right; the template includes a dedicated article.

Non-renewal notice (雇止め予告)

If the contract has been renewed three or more times or the employee has been continuously employed for more than a year, the employer must give 30 days’ notice of non-renewal and provide written reasons on request. Required by the Standards Concerning Conclusion and Renewal of Fixed-Term Labor Contracts.

Renewal-expectation doctrine (雇止め法理)

Article 19 of the Labor Contract Act: a non-renewal can be invalidated and the contract treated as continuing if the employee had a reasonable expectation of renewal. Courts look at past renewals, contract language, the actual nature of the work, and the employer’s past statements.

Mid-term termination (期間中の解雇)

Dismissal during a fixed term is restricted to "unavoidable reasons" under Article 17(1) of the Labor Contract Act, a higher bar than the standard for permanent dismissal. Where it applies, the Article 20 procedure (30-day notice or payment in lieu) still applies.

Non-compete (競業避止)

A post-employment restriction barring the former employee from joining or starting a competing business. Enforceable only if reasonable in scope, duration, and geography, and supported by adequate consideration. Often omitted on short fixed-term contracts; toggle in the rail.

Antisocial forces (反社会的勢力)

A standard Japanese legal concept covering organized crime and related entities. A clause excluding such affiliation is now boilerplate in employment contracts.

Frequently asked

Common questions about Japanese fixed-term employment contracts

When should I use a fixed-term contract (契約社員) instead of a permanent one (正社員)?

Use a fixed-term contract (契約社員) when the role has a genuine, time-bound business reason: a project with a defined end, a maternity-leave cover, a budget tied to a specific period, or a specialised hire on a defined assignment. If the role is open-ended and full-time, use the permanent template (正社員) instead. Calling a permanent role “fixed-term” to keep optionality on dismissal does not work in Japan: after five cumulative years the employee gains the right to convert to indefinite (Article 18 of the Labor Contract Act), and dismissal at end-of-term without business reason can be invalidated by the renewal-expectation doctrine (雇止め法理).

What are the post-April-2024 mandatory disclosures for fixed-term contracts?

Enforcement Regulation Article 5 of the Labor Standards Act, as amended in April 2024, requires three written disclosures specific to fixed-term contracts: (1) whether the contract may be renewed and on what criteria, (2) the cap on total contract period or number of renewals (if any), and (3) the path to indefinite conversion under Article 18 of the Labor Contract Act. This template includes all three. The scope of change for workplace and duties also applies, as it does for permanent contracts.

What is the Article 18 indefinite-conversion right (無期転換申込権)?

Under Article 18 of the Labor Contract Act (2013), an employee whose total fixed-term contracts with the same employer exceed five cumulative years has the right to apply, before the current contract expires, to convert to an indefinite-term contract. The employer is deemed to have accepted; the indefinite contract takes effect on the day after the current term ends. Working conditions remain the same unless renegotiated. Plan renewal cycles around this rule; the template includes the disclosure clause.

When is a notice of non-renewal (雇止め予告) required?

Under the Standards Concerning Conclusion and Renewal of Fixed-Term Labor Contracts (有期労働契約の締結、更新及び雇止めに関する基準), the employer must give at least 30 days’ advance notice of non-renewal if the contract has been renewed three or more times, or if the employee has been continuously employed for more than one year counting prior contract periods. If the employee asks for the reasons in writing, the employer must provide them. The template includes both obligations.

Can I dismiss a fixed-term employee during the contract period?

Only with great difficulty. Article 17(1) of the Labor Contract Act bars termination during a fixed term except for “unavoidable reasons” (やむを得ない事由), a stricter standard than the “objectively reasonable + socially acceptable” test that applies to permanent dismissal under Article 16. In practice, mid-term dismissal of a fixed-term employee requires more justification than dismissing a permanent one; courts read “unavoidable” narrowly. Plan accordingly.

What is the renewal-expectation doctrine (雇止め法理)?

Under Article 19 of the Labor Contract Act, a non-renewal can be invalidated and the contract treated as continuing if the employee had a reasonable expectation of renewal, based on past renewals, the language of the contract, the actual nature of the work (whether it was effectively permanent), and the employer’s past statements. To avoid this risk, document a real, time-bound reason for the fixed term and apply the renewal criteria consistently.

Should the contract be in Japanese or English?

The legally binding version should be the Japanese one. For foreign hires, it is best practice to issue both: the Japanese labor contract (労働契約書) as the controlling document, and an English translation provided for understanding only. This template lets you toggle the preview between Japanese and English so you can review and download each version separately.

Do I still need to issue a separate labor conditions notice (労働条件通知書)?

Not if the labor contract already contains all mandatory items. This template includes the post-April-2024 mandatory items for fixed-term contracts: contract period, renewal policy and criteria, renewal cap, conversion-right disclosure, workplace and scope of change, duties and scope of change, working hours and rest, days off and leave, wage calculation and payment, conditions for end of employment, and social insurance. Many companies use the contract itself as their labor conditions notice (労働条件通知書), that’s the simpler path.

Can I edit the contract text directly?

Yes. Click ‘Edit’ on the toolbar above the preview to make the contract directly editable in your browser. Use this to handle anything the template did not anticipate: equity grants, project-specific bonuses, return-of-equipment schedules, or carve-outs to non-compete. When you turn editing off, your edits stay; the form fields below continue to drive only the highlighted variables.

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Important. This template provides a generic fixed-term labor contract (契約社員 労働契約書) structure for general information only and is not a substitute for legal advice. Japanese labor law treats fixed-term contracts strictly: mid-term dismissal is hard, end-of-term non-renewal can be invalidated by the renewal-expectation doctrine, and cumulative fixed-term employment over five years gives the employee a conversion right. Before issuing a contract to an actual employee, have the final wording reviewed by a licensed sharoshi (社会保険労務士) or qualified legal counsel.