Permanent Employment Contract Template (正社員 労働契約書)

Generate a Japanese permanent-employee labor contract in seconds. Fill in the working conditions, preview in Japanese or English, edit inline, then export to PDF.

Last reviewed: · Aligned with Article 15 of the Labor Standards Act and the April 2024 disclosure amendment

Permanent employment contract generator

2026年5月15日

労働契約書(正社員)

甲(使用者)

株式会社サンプル

〒100-0005 東京都千代田区丸の内1-1-1

代表取締役 山田 花子

乙(労働者)

田中 太郎

甲と乙は、下記のとおり労働契約を締結する。

雇用

甲は乙を正社員として雇用し、乙はこれを承諾した。

契約期間及び試用期間

  1. 本労働契約は、期間の定めのないものとする。
  2. 労働契約の始期は2026年7月1日とする。
  3. 入社日から3ヶ月を試用期間とし、試用期間中の労働条件は本採用と同一とする。
  4. 試用期間中又は試用期間満了時において、次の各号のいずれかに該当する場合、甲は本採用を行わないことができる:(1)経歴の重大な詐称が判明した場合、(2)勤務態度が著しく不良で、改善指導後も改善が見られない場合、(3)配置転換等によっても解消し得ない業務遂行能力の著しい不足がある場合、(4)医師の診断により勤務に堪えないと認められる健康状態の著しい不良がある場合、(5)正当な理由なく業務命令に従わない場合、(6)その他前各号に準ずる事由がある場合。

業務内容

  1. 業務内容: ソフトウェアエンジニア
  2. 配属部署: ITソリューション部
  3. 甲は、業務上の必要があるときは、乙の業務内容を変更することができる。変更の範囲は、甲の事業運営に伴う業務全般とする。

就業場所

  1. 就業場所: 本社(東京都千代田区丸の内1-1-1)
  2. 甲は、業務上の必要があるときは、乙の就業場所を変更することができる。変更の範囲は、甲の本社、支店、営業所、出向先その他甲の指定する場所とする。

労働時間・休憩・休日

  1. 始業時刻: 9:00、終業時刻: 18:00
  2. 休憩時間: 60分。
  3. 所定労働時間: 1日8時間。
  4. 休日は次のとおりとする: 土日祝、年末年始、夏季休暇、年次有給休暇(労基法準拠)
  5. 業務上の必要があるときは、甲は乙の労働時間及び休日を変更することができる。

休暇

  1. 年次有給休暇は、労働基準法第39条の定めるところにより付与する。
  2. 慶弔休暇、産前産後休暇、育児休業、介護休業、生理休暇その他の休暇については、就業規則の定めるところによる。

時間外労働及び休日労働

  1. 業務上の必要があるときは、甲は乙に対し、時間外労働及び休日労働を命じることがある。
  2. 時間外労働及び休日労働は、労働基準法第36条に基づく協定(36協定)の範囲内において行うものとする。
  3. 時間外労働、深夜労働、休日労働に対する割増賃金は、労働基準法第37条の定めるところにより支払う。

賃金

  1. 月額基本給は¥400,000とする。
  2. 諸手当: 通勤手当(実費支給、上限月額¥30,000)
  3. 想定年収: ¥6,000,000
  4. 締切日及び支払日: 毎月末日締め、翌月25日に支払う。
  5. 支払方法: 乙が指定する金融機関の口座に振込により支払う。所得税、社会保険料、住民税その他法令に定める控除を行う。
  6. 昇給: 業績及び勤務評価に基づき、甲の判断により行う。

賞与

  1. 賞与は、甲の業績及び乙の勤務成績に応じて、就業規則及び賃金規程の定めるところにより支給する。
  2. 支給の有無及び支給額は甲の業績により変動するものとし、必ずしも支給を保証するものではない。
  3. 支給時期及び条件: 年2回(業績連動、想定年収に含む)

退職金

退職金については、甲の退職金規程の定めるところによる。

社会保険及び労働保険

甲は乙を、健康保険、厚生年金保険、雇用保険、労働者災害補償保険に加入させる。

服務規律及び誠実義務

  1. 乙は、就業規則その他甲の定める諸規程を遵守し、業務上の指示に従い、誠実に職務を遂行しなければならない。
  2. 乙は、職務の遂行にあたり、自己の地位及び権限を濫用してはならない。
  3. 乙は、勤務時間中、業務に専念しなければならない。

守秘義務

  1. 乙は、在職中及び退職後において、職務上知り得た甲及び取引先に関する一切の機密情報を、第三者に開示又は漏洩してはならない。
  2. 機密情報には、技術情報、営業情報、顧客情報、人事情報、財務情報その他公知でない情報を含む。
  3. 乙は、退職時又は甲の請求があったときは、機密情報を含む一切の書類、データ、機器を甲に返還しなければならない。

個人情報の保護

乙は、業務上知り得た甲の役員、従業員、取引先、顧客その他関係者の個人情報を、個人情報の保護に関する法律その他関連法令並びに甲の個人情報取扱規程に従い、適切に取り扱わなければならない。

知的財産権の帰属

  1. 乙が職務上行った発明、考案、創作その他の知的財産(著作物、プログラム、デザイン、ノウハウ等を含む)に係る権利は、その発生と同時に甲に帰属する。
  2. 乙は、前項の権利の取得、移転又は権利化のために必要な手続に協力しなければならない。

競業避止義務

  1. 乙は、退職後6ヶ月の間、甲の事前の書面による承諾なく、甲の業務と直接競合する事業を行い、又は当該事業を営む者の役員若しくは従業員となってはならない。
  2. 前項の競業避止義務の地理的範囲は、退職時に乙が所属する部門が事業を行う地域とする。
  3. 前各項の競業避止義務の対価については、退職時の役職、保有する機密情報の重要度、退職金又は退職時に支払う手当等を踏まえ、甲乙協議のうえ別途書面により定める。
  4. 乙が前各項の規定に違反した場合、甲は乙に対し損害の賠償を請求することができる。

退職

  1. 乙が自己都合により退職を希望する場合、退職予定日の30日前までに、書面により甲に申し出るものとする。
  2. 退職時には、業務の引継ぎを誠実に行い、貸与物を甲に返還しなければならない。

解雇

甲は、就業規則に定める解雇事由に該当する場合、乙を解雇することができる。解雇に際しては、労働基準法第20条に定める手続に従う。

定年及び継続雇用

  1. 定年は満60歳とし、定年に達した日の属する月の末日をもって退職とする。
  2. 定年退職後の再雇用については、高年齢者等の雇用の安定等に関する法律及び甲の継続雇用制度規程に基づき、満65歳までの継続雇用を行う。

損害賠償

乙が、故意又は重大な過失により甲又は第三者に損害を与えた場合、乙はその損害を賠償する責任を負う。

反社会的勢力の排除

  1. 甲及び乙は、自ら又はその関係者が、暴力団、暴力団員、暴力団準構成員、暴力団関係企業、総会屋、社会運動等標榜ゴロ、特殊知能暴力集団その他これらに準ずる者(以下「反社会的勢力」という)に該当しないこと、及び反社会的勢力との関係を有しないことを表明し、保証する。
  2. 甲及び乙は、相手方が前項に違反した場合、何らの催告なしに本契約を解除することができる。

就業規則等の優先

本契約に定めのない事項及び本契約の解釈に疑義が生じた場合は、甲の就業規則、賃金規程、退職金規程その他諸規程、労使協定並びに労働関係諸法令の定めるところによる。

合意管轄

本契約に関する一切の紛争については、甲の本店所在地を管轄する裁判所を第一審の専属的合意管轄裁判所とする。

本契約の成立を証するため、本契約書を2通作成し、甲乙各1通を保有する。

甲(使用者)

〒100-0005 東京都千代田区丸の内1-1-1

株式会社サンプル

代表取締役 山田 花子

________________________ 印

乙(労働者)

氏名 田中 太郎

現住所

________________________

________________________ 印

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How it works

A Japanese permanent-employee labor contract in 60 seconds

A labor contract (労働契約書) is the written contract between an employer and a single employee. For permanent employees (正社員), it is the most important document in the employment relationship. It sets the terms that determine cost, mobility, dismissal exposure, and what each party can expect over years of work. This template generates a defensible structure based on the post-April 2024 disclosure requirements, and is aligned with Article 15 of the Labor Standards Act.

1. The contract doubles as the labor conditions notice

Under Article 15 of the Labor Standards Act, the employer must give written notice of specific working conditions at the time of hire. Many companies do this with a separate labor conditions notice (労働条件通知書), but a written contract that contains all the same items satisfies the same legal requirement, and is cleaner. This template includes every mandatory item, so a single signed copy is enough.

2. The post-April-2024 mandatory items are included

From April 2024, the Enforcement Regulation requires written disclosure of the scope of change for both workplace and duties, not just the initial assignment. The template phrases this as "within the range designated by Party A", giving flexibility while satisfying the disclosure rule. If you want a tighter scope (e.g. "this office only"), edit inline before export.

3. Probation, retirement, and non-compete are tunable

Probation defaults to 3 months, Japanese case law generally accepts 3-6 months but rejects anything over a year. Retirement age defaults to 60 with the standard 65-year re-employment pathway. Non-compete defaults to 6 months, long enough to be defensible, short enough to be enforceable in court. All three are inputs you can change.

4. Edit anything that doesn’t match your case

Click Edit on the toolbar above the preview and the entire contract becomes editable in place. Use this for anything the template doesn’t anticipate, equity grants, expat allowances, fixed-term carve-outs, retention clauses. When you turn editing off, your changes stay and the form fields keep driving only the highlighted variables.

5. Export to PDF

Click Download as PDF, enter your email, and the file generates locally in your browser. Whatever language is currently visible in the preview is what gets exported.

Edge cases worth knowing

  • Use this template for permanent employees (正社員) only. For fixed-term contracts (契約社員), part-time (アルバイト), or post-retirement re-hires (嘱託), use the sibling templates, the dismissal and term rules are different.
  • Permanent dismissal in Japan is hard. Article 16 of the Labor Contract Act voids dismissals that lack "objectively reasonable grounds" and are not "socially acceptable". Keep your Work Rules current and document everything.
  • If the employee needs a visa, make obtaining the work permit by the start date an explicit condition, add a clause inline before export.
  • Have the final wording reviewed by a sharoshi (社会保険労務士) for executive-level contracts or anything with non-standard terms.

Reference

What each section means

Labor Contract (労働契約書)

The written contract between employer and employee, signed by both parties. Sets the legal terms of employment for the life of the relationship. May also serve as the Article 15 labor conditions notice.

Permanent Employee (正社員 / Seishain)

An employee with no fixed contract end date. Strongest job protection under Japanese law, dismissal requires objectively reasonable grounds and social acceptability per Article 16 of the Labor Contract Act.

Probation (試用期間)

A trial period at the start of employment, typically 3 to 6 months. Working conditions during probation must match those of full employment unless explicitly stated otherwise. Dismissal grounds are slightly broader during probation but still subject to reasonableness.

Scope of change (変更の範囲)

Required disclosure as of April 2024: the employer must state in writing not only the initial workplace and duties, but also the range within which they may be changed during employment. The template uses "within the range designated by Party A", broad but defensible.

Mandatory retirement (定年)

Japanese law requires employers offering mandatory retirement to set the age at no lower than 60 (Act on Stabilization of Employment of Elderly Persons, Article 8) and to provide an option to continue employment up to age 65. Most companies use 60 + re-employment to 65.

Non-compete (競業避止)

A post-employment restriction barring the former employee from joining or starting a competing business. Enforceable only if reasonable in scope, duration, and geography, and supported by adequate consideration.

Antisocial forces (反社会的勢力)

A standard Japanese legal concept covering organized crime and related entities. A clause excluding such affiliation is now boilerplate in employment contracts.

Frequently asked

Common questions about Japanese permanent employment contracts

Is a written labor contract (労働契約書) legally required in Japan?

A written contract is not strictly mandatory under the Civil Code, but Article 15 of the Labor Standards Act and Enforcement Regulation Article 5 require the employer to give the employee written notice of specific working conditions at the time of hire. In practice the cleanest way to comply is to use a single written labor contract (労働契約書) that both parties sign, which doubles as the labor conditions notice (労働条件通知書). This template generates exactly that.

What’s the difference between a permanent employee (正社員) and other employment types?

A permanent employee (正社員, “seishain”) has no fixed contract end date. A fixed-term employee (契約社員, “keiyaku-shain”) has a contract with an explicit end date. A part-time worker (アルバイト or パート, “arubaito” / “part-time”) works below the full-time threshold, typically also on a fixed term. A post-retirement re-hire (嘱託, “shokutaku”) is most often a former permanent employee re-hired after the mandatory retirement age. Each type has different rules around dismissal, conversion to permanent status, and benefits; this template is for permanent employees only.

Why does the contract include ‘scope of change’ for duties and workplace?

From April 2024, an Enforcement Regulation amendment requires that any planned changes to workplace and duties (not just the initial assignment) be in writing. This template phrases both as “within the range designated by Party A”, which gives the employer reasonable flexibility while satisfying the disclosure requirement. If you want a tighter scope (e.g. “this office only”), edit inline before export.

How long can a probation period be?

Japanese case law generally accepts probation periods of 3 to 6 months. Periods longer than a year are rarely upheld. The template defaults to 3 months. Working conditions during probation must match those of full employment unless explicitly stated otherwise; the template makes this explicit.

Can a permanent employee (正社員) be dismissed?

Only with great difficulty. Article 16 of the Labor Contract Act bars dismissal that lacks “objectively reasonable grounds” and is not “socially acceptable”. In practice this means dismissal of a permanent employee in Japan requires documented grounds (gross misconduct, persistent inability to perform after coaching, business necessity that survives a four-factor test), and even then is often challenged. The template references the Work Rules for dismissal grounds, so keep those rules current.

Are non-compete clauses enforceable in Japan?

Sometimes. Japanese courts will enforce a post-employment non-compete only if it is reasonable in scope, duration, geography, and is supported by adequate consideration (e.g. severance, retention pay). Periods over 2 years and broad geographic scopes are routinely struck down. The template defaults to 6 months: long enough to be defensible, short enough to be enforceable. Have your labor and social security attorney (社会保険労務士) or counsel review for executive-level cases.

Should the contract be in Japanese or English?

The legally binding version should be the Japanese one. For foreign hires, it is best practice to issue both: the Japanese labor contract (労働契約書) as the controlling document, and an English translation provided for understanding only. This template lets you toggle the preview between Japanese and English so you can review and download each version separately.

Do I still need to issue a separate labor conditions notice (労働条件通知書)?

Not if the labor contract already contains all mandatory items. This template includes the post-April-2024 mandatory items: contract type and term, workplace and scope of change, duties and scope of change, working hours and rest, days off and leave, wage calculation and payment, conditions for retirement and dismissal, and social insurance. Many companies use the contract itself as their labor conditions notice (労働条件通知書), that’s the simpler path.

Can I edit the contract text directly?

Yes. Click ‘Edit’ on the toolbar above the preview to make the contract directly editable in your browser. Use this to handle anything the template did not anticipate: equity grants, expat allowances, fixed-term clauses, or carve-outs to non-compete. When you turn editing off, your edits stay; the form fields below continue to drive only the highlighted variables.

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Important. This template provides a generic permanent-employee labor contract (正社員 労働契約書) structure for general information only and is not a substitute for legal advice. Japanese labor law is unforgiving on permanent contracts: dismissal grounds are narrow, and small wording choices have real consequences. Before issuing a contract to an actual employee, have the final wording reviewed by a licensed sharoshi (社会保険労務士) or qualified legal counsel.