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招聘状（招へい理由書）の書き方と例文

招聘状（招へい理由書）は、外国人を日本に招く会社や個人が、短期滞在ビザの審査のために来日の目的と経緯を説明する書面です。招へい人が作成して申請人に送り、申請人が日本大使館・総領事館に提出します。下のツールに入力すると、日本語版と英語版（インビテーションレター）を無料で作成できます。

著者 Emmanuel Gendre 最終更新 外務省・在外公館の案内に基づく

招聘状（招へい理由書）作成ツール

入力すると、在外公館あての招へい理由書が日本語と英語で完成します。会社が取引先などを招くときは「法人が招く」、家族や友人を招くときは「個人が招く」を選んでください。

提出先

申請人が申請する在外公館です

招へい人

日本にいる会社または個人です。

申請人（招く人）

旅券（パスポート）のとおりに書きます。

性別

例：取引先の社員、妻の母、大学時代の友人

招へい目的と滞在予定

短期滞在では、日本で報酬を受ける活動はできません

短期滞在の上限は90日です。日付がないとPDFは作成できません。

招へいの理由

日付や具体的な出来事を入れると、審査で伝わりやすくなります。

作成日

作成から3か月以内に申請します

プレビュー

2026年11月2日

在ホーチミン日本国総領事館　御中

招へい理由書

下記の者を招へいするに至った理由について、以下のとおり申し上げます。

記

  1. 申請人
    氏名（旅券表記）NGUYEN VAN AN氏名カナグエン ヴァン アン
    性別男性国籍ベトナム
    生年月日1990年8月21日職業ソフトウェアエンジニア
    現住所123 Le Loi Street, Ho Chi Minh City, Viet Nam
    旅券番号C1234567招へい人との関係業務委託先の主任エンジニア
  2. 招へい目的・滞在予定 招へい目的：商用（会議・商談）
    入国予定日：2026年12月7日　出国予定日：2026年12月12日（5泊6日）
    滞在費の負担：招へい人（当方）が全額を負担します
    滞在中の予定：12月7日：来日、当社東京本社にて仕様確認の打合せ
    12月8日～12月10日：統合テスト結果のレビュー会議（東京本社）
    12月11日：次期開発計画の協議、夕食会（当社主催）
    12月12日：帰国
  3. 申請人との関係・招へい経緯 当社と申請人の所属するXYZ Technology社は、2023年4月に締結したソフトウェア開発の業務委託契約に基づき、3年半にわたり継続して協業しております。申請人は同社の主任エンジニアとして本案件を担当しており、これまではオンラインで打合せを重ねてまいりました。今回が初めての対面での打合せとなります。
  4. 招へい理由 本案件は2027年3月に納品を予定しており、最終仕様の確定と統合テスト結果の確認には対面での協議が欠かせません。申請人は本案件の技術面の責任者であり、当社開発チームと直接協議することで、設計上の課題を早期に解決し、予定どおりの納品につなげることができます。あわせて当社の業務環境を見ていただき、今後の協業関係をより確かなものにすることを目的としています。
  5. 招へい人による誓約 招へい人として、申請人が予定の出国日までに出国し、滞在中は日本の法令を遵守するよう責任をもって対応することを誓約いたします。万一、申請人の滞在中に問題が生じた場合は、招へい人が誠意をもって対応いたします。

以上につき、査証の発給についてご高配を賜りますようお願い申し上げます。

以上

【招へい人】

〒100-0005 東京都千代田区丸の内1-1-1

株式会社サンプル　代表取締役 山田 花子

事業内容：ソフトウェア開発・受託

TEL：03-1234-5678　/　メール：hr@example.co.jp

署名

Word版をダウンロード

入力内容を反映した招へい理由書はPDFでダウンロードできます（メールアドレスの入力が必要です）。Word版は登録不要の例文入りテンプレートです。

意味と読み方

招聘状とは（読み方と招待状との違い）

招聘状（しょうへいじょう）とは、人を正式に招くことを伝える書面です。ビザ申請では、招く側が来日の目的・経緯・申請人との関係を説明する書類を指し、日本の短期滞在ビザでは外務省様式の「招へい理由書」がこれにあたります。

「招聘」は礼を尽くして人を招くことを意味します。「聘」は常用漢字ではないため、外務省などの公用文では「招へい」と書き、「招聘理由書」と漢字で書かれることもあります。英語では Invitation Letter（Letter of Invitation）と呼ばれ、カタカナでインビテーションレターとも書きます。

招待状と招聘状の違い
項目招待状招聘状
目的式典やパーティーに客として招く仕事・講演・訪問などのために正式に招く
使う場面個人的な案内ビザ申請の添付書類、公式な依頼
宛先招く相手ビザ申請では審査する大使館・総領事館

日本の会社員が海外出張で相手国のビザを取るときに、現地の取引先から招聘状を出してもらうこともあります。このページでは、外国人を日本に招く側が作る招聘状を扱います。

招へい理由書

招へい理由書とは：日本の短期滞在ビザで使う招聘状

日本の短期滞在ビザでは、招聘状にあたる書類を「招へい理由書」と呼びます。外務省が様式を公開しており、招へい人（日本にいる会社や個人）が作成して申請人に送ります。申請人は、旅券や査証申請書と一緒に、居住地の日本大使館・総領事館に提出します。招へい人が外務省や大使館に直接送っても受理されません。

必要になる主なケース

  • 商談・会議・契約交渉などの短期商用で、取引先の社員を招くとき
  • 講習・見学・会合への参加のために招くとき
  • 日本に住む家族・親族や知人を招くとき（親族・知人訪問）

短期滞在で認められるのは、観光、親族の訪問、見学、講習・会合への参加、業務連絡などで、日本で報酬を受ける仕事はできません。また、米国や韓国など査証免除措置の対象国・地域の人は、短期滞在ならビザ自体が不要です。必要書類は国籍と目的で変わるため、外務省の国籍別の案内で確認してください。

日本側が準備する主な書類

短期滞在ビザで日本側が準備する主な書類
書類内容作成する人
招へい理由書招へい目的・経緯・申請人との関係招へい人
滞在予定表日ごとの予定（到着・出国の日付、便名など）招へい人
身元保証書滞在費・帰国旅費・法令遵守の保証身元保証人（招へい人と同じでも可）
申請人名簿申請人が2人以上のときの一覧招へい人
会社・団体概要説明書、
登記事項証明書		招へい機関が法人の場合招へい機関

書類は発行から3か月以内のものを提出します。身元保証書の要否は、費用を誰が負担するかと申請人の国籍によって変わります。

身元保証書は身元保証書（外国人用）のテンプレートで作成できます。ほかの書類はビザ・在留資格のテンプレート一覧にまとめています。

書き方

招へい理由書の書き方

外務省の様式は、宛先、申請人の情報、招へい目的、招へい経緯、申請人との関係、招へい人の情報で構成されています。次の順に書くと、上のツールの入力欄とも対応します。

  1. 宛先を書く：申請人が申請する日本大使館・総領事館（例：在ホーチミン日本国総領事館）を記載します。
  2. 申請人の情報を書く：国籍、職業、氏名（旅券のアルファベット表記）、性別、生年月日を書きます。申請人が複数なら代表者を書き、申請人名簿を添付します。
  3. 招へい目的を具体的に書く：「商用」「親族訪問」だけでなく、何のために来るのかまで書きます（例：12月の仕様確認会議に出席するため）。
  4. 招へい経緯を書く：知り合った時期ときっかけ、これまでの取引や交流、今回招くことになった理由を時系列で書きます。欄に収まらなければ「別紙のとおり」と書いて別紙を添付します。
  5. 申請人との関係を書く：取引先の社員、妻の母、大学時代の友人など、一言で関係がわかるように書きます。
  6. 招へい人の情報と日付を書く：住所、電話番号、氏名（法人は名称と担当者名）を書きます。作成日から3か月以内に申請できるよう日付に注意します。

書くときの注意点

  • 目的は「観光」「訪問」だけで終わらせず、来日する理由まで書く
  • 経緯には日付と具体的な出来事を入れる
  • 滞在予定表・身元保証書と、日付や費用負担の記載をそろえる

例文

招へい理由書の例文（目的別）

招へい目的と招へい経緯の記入例です。〔　〕の部分を自分のケースに置き換えてください。上のツールには例文1の内容が入っています。

例文1：短期商用（取引先の社員を招く）

招へい目的
〔2026年12月8日から10日〕に当社東京本社で行う、受託開発システムの統合テスト結果のレビュー会議に出席していただくため。

招へい経緯
当社は〔2023年4月〕から〔XYZ Technology社〕とソフトウェア開発の業務委託契約を結んでいます。申請人は同社の主任エンジニアとして本案件を担当し、これまではオンラインで打合せをしてきました。〔2027年3月〕の納品に向けて仕様の最終確認を対面で行う必要があるため、今回招へいすることにしました。

申請人との関係
取引先の社員（業務委託先の主任エンジニア）

ビジネスで招く場合は、契約の時期や取引の内容など、関係を裏づける事実を入れると説得力が増します。

例文1のWord版（登録不要）

例文2：親族訪問（妻の母を招く）

招へい目的
〔2027年1月〕に予定している妻の出産に際し、申請人（妻の母）に出産前後の生活を手伝ってもらい、初孫に会ってもらうため。

招へい経緯
私は〔2019年〕に申請人の長女と結婚し、〔東京都〕で暮らしています。妻は〔2027年1月〕に第一子を出産する予定です。日本に頼れる親族がいないため、出産の前後に義母に来日してもらい、家族で新生児を迎えたいと考え、招へいすることにしました。

申請人との関係
妻の母

親族訪問では、関係を示す書類（戸籍謄本など）の提出を求められることがあります。上のツールでは「個人が招く」に切り替えて作成します。

例文2のWord版（登録不要）

例文3：知人訪問（友人を結婚式に招く）

招へい目的
〔2027年3月20日〕に〔東京〕で行う私の結婚式に、友人代表として出席してもらうため。

招へい経緯
申請人とは〔2018年から2020年まで〕留学先の大学で同じ研究室に所属し、帰国後もオンラインで連絡を取り合ってきました。結婚式で友人代表のスピーチをお願いしたところ快諾してもらい、招へいすることにしました。

申請人との関係
大学時代の友人

別紙の書き方

招へい経緯が欄に収まらないときは、欄に「別紙のとおり」と書き、A4の別紙に「招へい経緯（別紙）」と題して続きを書きます。別紙にも作成日と招へい人の氏名を書いておくと、どの書類の続きかがわかります。

招へい経緯（別紙）

申請人：〔NGUYEN VAN AN〕

〔招へい理由書の欄に書ききれなかった経緯の続きを、時系列で書きます。〕

〔2026年11月2日〕
招へい人：〔株式会社サンプル　代表取締役 山田 花子〕

英語版

英語の招聘状（インビテーションレター）のサンプル

外務省の招へい理由書は日本語の様式です。英語の招聘状は、ビザ申請人が内容を確認するためや、英語での提出を認める在外公館に出すために使います。英語で出せるかは申請先の大使館・総領事館の案内で確認してください。上のツールで「English」を選ぶと、同じ内容の英語版を表示できます。

招へい理由書の項目の英語表記
日本語英語
招へい理由書Letter of Invitation
招へい人Inviter
申請人Visa applicant
招へい目的Purpose of invitation
招へい経緯Background of the invitation
申請人との関係Relationship to the applicant
滞在予定表Schedule of stay
身元保証書Letter of guarantee

英語の招聘状のサンプル

To: Consulate-General of Japan in Ho Chi Minh City

LETTER OF INVITATION

Purpose of invitation: To attend review meetings on integration test results at our Tokyo head office from December 8 to 10, 2026.

Background: Since April 2023, our company has worked with XYZ Technology Co., Ltd. under a software development agreement. The applicant, their lead engineer, has joined our meetings online. We are inviting the applicant to confirm the final specifications in person before delivery in March 2027.

Relationship to the applicant: Business partner (lead engineer at our contractor)

Inviter: Sample Corporation, 1-1-1 Marunouchi, Chiyoda-ku, Tokyo, +81-3-1234-5678

英語版のWord（登録不要）

ダウンロード

招へい理由書のダウンロード（PDF・Word）

招へい理由書の様式（フォーマット）は、外務省の「査証（ビザ）」ページからPDFでダウンロードできます。国籍別のページには、1次有効用と数次有効用の様式が分かれているものもあります。在外公館によってはWord形式で配布しているところもあります。どこでもらえるか迷ったら、申請人の国籍の外務省ページか、申請先の大使館・総領事館のサイトを確認してください。

このページのツールでは、日本語版と英語版の招へい理由書を作り、PDFでダウンロードできます。Wordで編集したい場合は、例文入りのWord版を使うか、ツールの「編集」で文面を整えてからコピーしてWordに貼り付けてください。指定様式がある公館では、様式の欄に「別紙のとおり」と書き、ここで作った文面を別紙として添付する方法もあります。

短期商用（Word） 親族訪問（Word） 英語版（Word）

入管の理由書

入国管理局（出入国在留管理庁）の理由書との違い

招へい理由書は、短期滞在ビザのために大使館・総領事館へ出す書類です。就労ビザなどの在留資格の申請で出入国在留管理庁（旧・入国管理局）に出す「理由書」とは別のものです。たとえば外国人社員を雇う会社が在留資格認定証明書の申請に添える雇用理由書がこれにあたります。申請書と提出書類の一覧は、出入国在留管理庁の「手続の種類から探す」ページからダウンロードできます。雇用理由書は雇用理由書（就労ビザ申請用）のテンプレートで作成できます。

よくある質問

招聘状・招へい理由書のよくある質問

招聘状とはどういう意味ですか？読み方は？

「しょうへいじょう」と読みます。人を正式に招くことを伝える書面で、ビザ申請では招く側が来日の目的と経緯を説明する書類を指します。日本の短期滞在ビザでは、外務省様式の「招へい理由書」がこれにあたります。

招待状と招聘状の違いは何ですか？

招待状は、式典やパーティーに客として招くための案内状です。招聘状は、仕事や訪問のために人を正式に招く書面で、ビザ申請では審査をする大使館・総領事館に向けて招く理由を説明します。

招へい理由書はどこでもらえますか？ダウンロードできますか？

外務省の「査証（ビザ）」ページや、申請先の日本大使館・総領事館のサイトからPDFでダウンロードできます。このページのツールでも、日本語版と英語版を作成してPDFで保存できます。

招へい理由書は必ず必要ですか？

国籍と渡航目的によります。査証免除措置の対象国・地域の人が短期滞在で来日するなら、ビザも招へい理由書も不要です。ビザが必要な国籍の人を商用や親族・知人訪問で招く場合は、日本側の書類として求められるのが一般的です。短期商用では、取引契約書などで代えられる国もあります。外務省の国籍別の案内で確認してください。

個人でも招へい理由書を作れますか？

はい。日本に住む個人が、家族や知人を招くために作成できます。住所、電話番号、氏名を必ず書いてください。親族訪問では、関係を示す書類（戸籍謄本など）の提出を求められることがあります。このツールでは「個人が招く」に切り替えると、個人用の署名欄になります。

招へい理由書は英語で書いてもよいですか？

外務省の様式は日本語です。英語での提出を認めるかどうかは在外公館ごとに異なるため、申請先の案内に従ってください。このツールでは、提出用の日本語版と、申請人が内容を確認するための英語版を同時に作れます。

招へい理由書と身元保証書はどう違いますか？

招へい理由書は、来日の目的と経緯、申請人との関係を説明する書面です。身元保証書は、身元保証人が申請人の滞在費、帰国旅費、法令の遵守を保証する書面です。招へい人と身元保証人が同じ人でもかまいません。

業務上の関係だけの場合、どう書けばよいですか？

純粋な業務関係は問題ないどころか、もっとも多いケースです。関係欄では、両者が業務上どのように関係するに至ったかを具体的に記載してください。例：既存の取引先・顧客関係、特定の展示会での提携、複数年にわたる業務委託など。最初の商談日、契約金額、過去の共同プロジェクトといった具体的な事実を含めると説得力が大きく高まります。「業務提携先」とだけ記載するのは弱く、領事担当官は具体性を求めます。

招へい理由書に有効期限はありますか？

提出書類は、発行から3か月以内のものを出すよう案内されています。申請する日から逆算して作成日を決めてください。

フィリピンなど国によって書き方は変わりますか？

書き方の基本は同じですが、一緒に出す書類は国籍によって変わります。たとえば外務省は、フィリピン国籍の人向けに短期滞在ビザの提出書類一覧を公開しています。申請人の国籍の一覧で確認してください。

著者について

Emmanuel Gendre（SaiyouTeam代表）

Emmanuel Gendre

SaiyouTeam代表 · 日本の中小企業向け 人事・採用アドバイザー

  • 元Googleリクルーター
  • 採用経験12年

エマニュエルは、日本の中小企業に人事と採用のアドバイスを行っています。SaiyouTeam創業前は、Googleのリクルーターを含め、12年間採用の仕事に携わってきました。招聘状（招へい理由書）については、海外の取引先や関係者を日本に招くクライアントからよくご相談をいただくため、この無料のテンプレートを作成しました。日本側で準備する書類を、1回の作業でそろえられることを目指しています。

個別のケースについては、行政書士や弁護士などの専門家へのご相談をおすすめします。

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公式情報源

招へい理由書の様式と提出のルールは、以下の公式情報に基づいています。発行元のページで内容をご確認いただけます。

ご注意。本テンプレートと例文は、招へい理由書の一般的な書き方を示すものです。必要書類と様式は、申請人の国籍・渡航目的・申請先の在外公館によって異なります。申請前に外務省と在外公館の最新の案内を確認し、個別の案件は行政書士などの専門家にご相談ください。法的助言を代替するものではありません。