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在籍証明書テンプレート（無料・Word／PDF・英語版付き）

在籍証明書は、従業員が在籍していることを会社が証明する書類です。このテンプレートなら氏名と入社日を入れるだけで勤続年数を計算し、A4一枚の在籍証明書をPDFとWordで作れます。退職者の在職証明書と英語版にも対応。

無料で作成する 記入例を見る
  • 勤続年数を自動計算和暦にも対応
  • 在籍中・退職者2つの証明書
  • 英語版Certificate of Employment
著者 Emmanuel Gendre 最終更新 労働基準法第22条、出入国在留管理庁の提出書類、こども家庭庁の就労証明書の様式に基づき作成
このテンプレートで作れる書類の見本：在籍証明書、英語版、退職者の在職証明書

在籍証明書テンプレート（Word・PDF無料ダウンロード）

この在籍証明書の雛形（テンプレート）に入力すると、右の証明書（A4）にそのまま反映されます。フォーマットに決まりはないため、「使用目的」を選ぶと提出先でよく求められる項目がオンになり、項目ごとに出し入れできます。勤務証明書や職歴証明書としても使え、Word（ワード）版とPDFで保存できます。「English」で英語版も表示できます。

表題と使用目的

住宅ローン・賃貸の審査では、勤続年数、雇用形態、年収がよく確認されます。金融機関の指定様式があれば、そちらを使ってください。

「御中」は自動で付きます。空欄にすると宛名の行は入りません。

日付の書き方

会社（証明者）

従業員

在籍の内容

勤続年数は7年6か月です（2026年10月19日現在）。

源泉徴収票の支払金額と同じ額にすると、提出先で照合しやすくなります。

証明する項目

提出先が求める項目だけをオンにします。使用目的を選ぶと、よく求められる項目に切り替わります。

プレビュー

2026年10月19日

株式会社サンプル銀行　御中

在籍証明書

下記の者が、当社の従業員として在籍していることを証明します。

記

氏名田中 太郎
生年月日1990年5月12日
現住所〒231-0023 神奈川県横浜市中区山下町2-3-4
入社年月日2019年4月1日
勤続年数7年6か月（2026年10月19日現在）
雇用形態正社員（期間の定めなし）
所属・役職営業部　課長
年収（税込）5,400,000円（2025年分）
使用目的住宅ローンの審査に提出するため

以上

〒100-0005 東京都千代田区丸の内1-1-1

株式会社サンプル

代表取締役　山田 花子　　印

電話　03-1234-5678

本証明書に関するお問い合わせ　人事部 佐藤 次郎（電話 03-1234-5678）

PDF・Word版・記入例のダウンロードには、メールアドレスの入力が必要です。入力した内容はブラウザの中で処理され、PDFもお使いの端末で作られます。

基本

在籍証明書とは

在籍証明書とは、従業員がその会社に在籍していること（または在籍していた期間）を、会社が証明する書類です。法律で決まった様式はなく、住宅ローンの審査、在留資格（ビザ）の申請、転職先への提出などで、提出先が勤務の事実を確認するために使います。

在職証明書、勤務証明書、雇用証明書とも呼ばれ、内容はほぼ同じです。氏名、入社年月日と勤続年数、雇用形態を基本に、提出先が求める項目（年収、業務内容、勤務時間など）を加えます。在籍中の社員に発行する義務を定めた法律はありませんが、退職した社員から使用期間や業務の種類などの証明を求められた場合は、労働基準法第22条により、会社は遅滞なく証明書を交付しなければなりません。

在籍証明書・在職証明書・就労証明書・職歴証明書・退職証明書の違い

在籍証明書、就労証明書、職歴証明書、退職証明書の違い
書類証明する内容様式・発行義務主な提出先
在籍証明書・在職証明書
（勤務証明書・雇用証明書）		今、会社に在籍していること（退職者は在籍していた期間）様式は自由。在籍中の社員への発行義務はない金融機関、不動産会社、出入国在留管理局、転職先
就労証明書
（保育所等）		保護者の勤務日数や勤務時間など、保育の必要性の判断材料国が定めた様式 子ども・子育て支援法施行規則 様式第一号市区町村
職歴証明書過去の勤務期間、雇用形態、職務内容採用先などの提出先が様式を示すことが多い公務員の採用先（初任給の決定）など
退職証明書使用期間、業務の種類、地位、賃金、退職の事由のうち本人が求めた事項退職者が請求したら遅滞なく交付する義務 労働基準法第22条第1項転職先など

出典：労働基準法第22条、子ども・子育て支援法施行規則 様式第一号（令和6年内閣府令第84号）。書類の名前に法律上の決まりはなく、提出先が指定する名前と様式に合わせます。

「在籍」と「在職」に意味の違いはなく、どちらの表題でも使えます。学校が発行する在籍証明書（在学証明書）は学生の在籍を証明する別の書類で、このページでは扱いません。退職の事由まで証明する退職証明書は、退職証明書テンプレートで作れます。

使う場面

在籍証明書が必要になる場面と提出先の様式

在籍証明書は、勤務先と収入の安定を確かめたい提出先から求められます。提出先が様式を指定している場合はその様式に記入し、指定がない場合にこのテンプレートを使います。主な提出先と、よく求められる項目は次のとおりです。

在籍証明書の主な提出先、確認したいこと、様式、よく求められる項目
提出先・場面確認したいこと様式よく求められる項目
住宅ローン・賃貸の審査勤続年数と収入の安定金融機関や不動産会社の様式があればそれを使う勤続年数、雇用形態、年収
家族滞在の
在留資格の申請		扶養する社員の職業任意（「在職証明書又は営業許可書の写し等」） 出入国在留管理庁所属、職種、雇用形態
就労ビザの申請
（技術・人文知識・国際業務）		関連する業務に従事した期間任意（所属機関がカテゴリー3・4の場合に提出）在籍期間、職種・業務内容
転職先・副業先への提出履歴書の職歴、副業先では勤務時間提出先の指定による在籍期間、所属・役職、業務内容、勤務時間
公務員として
採用されるとき		採用前の職歴（初任給の決定）採用先の様式があればそれに記入在籍期間、雇用形態、勤務日数・時間、業務内容
保育所・学童の
利用申込み		保育の必要性国が定めた就労証明書の様式市区町村の様式に記入（このテンプレートは使わない）

出典：出入国在留管理庁「在留資格『家族滞在』」「在留資格『技術・人文知識・国際業務』」の提出書類、人事院（令和8年7月30日 給2−106）、こども家庭庁「就労証明書」に関する情報。

就労ビザの申請に必要な書類の全体は、技術・人文知識・国際業務ビザの申請ガイドにまとめています。

在籍証明書のもらい方（従業員の方へ）

  • 在籍中は、人事部や総務部に、提出先、使用目的、必要な項目、提出期限を伝えて依頼します。提出先の様式があれば一緒に渡します。
  • 退職後は、前の勤務先の人事部や総務部に依頼します。使用期間、業務の種類、地位、賃金の証明は、退職者が求めれば会社に交付する義務があり（労働基準法第22条第1項）、この請求は退職から2年以内にします（同法第115条）。
  • 派遣社員は、雇用主である派遣元（派遣会社）に依頼します。
  • 会社が倒産した、対応してもらえないなどでもらえない場合は、雇用保険の加入記録（ハローワークのほか、マイナンバーカードがあればマイナポータルでも確認できます）、源泉徴収票、厚生年金の加入記録、給与明細、雇用契約書で代えられるかを提出先に確認します。人事院も、国家公務員の中途採用の給与決定で、在職証明書の取得が難しい場合にはこうした書類で職歴を確認できるとしています。
  • 転職活動中で今の勤務先に頼みにくい場合も、源泉徴収票や給与明細など手元の書類で足りるかを、まず提出先に確認します。

書き方

在籍証明書の書き方と記載事項

在籍証明書の書き方や書式に決まりはありませんが、次の10項目がそろっていれば、提出先は誰が、いつから、どのような立場で働いているかを確認できます。基本になるのは氏名から雇用形態までと、会社名・代表者の欄で、ほかの項目は提出先が求める場合に入れます。右端の列は、このテンプレートでの扱いです。

在籍証明書に記載する項目、書く内容、このテンプレートでの扱い
項目書く内容このひな形このテンプレート
証明日・宛名証明書を作った日と、提出先がわかれば「〇〇 御中」宛名は任意
表題と証明文在籍証明書、在職証明書などの表題と、在籍していること（退職者は在籍していた期間）を証明する一文表題を4つから選択
氏名・生年月日住民票どおりの氏名と、年齢ではなく生年月日基本の項目
現住所住民票どおりの住所。提出先が求める場合に入れるオプション
入社年月日・勤続年数入社日と、証明日現在の勤続年数。退職者は入社日から退職日まで自動計算
雇用形態正社員、契約社員、パートタイマーなど。期間の定めがあれば契約期間選択式
所属・役職・業務内容証明日時点の部署と役職、職種と主な業務オプション
勤務地・勤務時間勤務する事業所、始業・終業時刻と勤務日数オプション
年収対象の年と税込の額（源泉徴収票の支払金額と合わせる）オプション
会社名・代表者・社印所在地、会社名、代表者の役職と氏名、電話番号、押印。問い合わせ先を書くと在籍確認に答えやすい基本の項目

記載事項を定めた法律はありません。提出先が様式や項目を指定している場合は、そちらに従います。

在籍証明書の書き方（5ステップ）

  1. 提出先と使用目的を確かめる

    誰に、何のために提出するか、提出先が指定する様式があるか、いつまでに必要かを本人に確認します。指定の様式があれば、その様式に記入します。

  2. 人事記録と照らし合わせる

    入社年月日、雇用形態、所属、年収は、労働者名簿、雇用契約書、源泉徴収票と照らし合わせます。記憶ではなく、記録どおりに書きます。

  3. 使用目的を選び、項目を絞る

    テンプレートで使用目的を選ぶと、よく求められる項目がオンになります。提出先が求めていない年収や住所はオフにします。退職者の証明書には、本人が求めていない事項を書けません（労働基準法第22条第3項）。

  4. 証明日と会社の欄を確認し、押印する

    証明日に作成日を入れ、会社名、所在地、代表者の役職と氏名を確認します。紙で提出する場合は社印を押します。

  5. PDFで保存し、本人に渡す

    「PDFをダウンロード」を押してメールアドレスを入力するとPDFが作られます。英語版は「English」で切り替えます。本人に手渡しするか配達記録が残る方法で送り、控えを保管します。

在籍証明書の記入例とWord版

上のテンプレートで作った在籍証明書の記入例（サンプル）です。住宅ローンの審査用で、すべての項目をオンにした見本です。A4の1枚に、氏名から年収、使用目的までが入ります。記入例のPDFとWord版のひな形は、メールアドレスの入力後にダウンロードできます。Word版は〔　〕の部分を書き換えて使い、不要な行は削除します。

在籍証明書の記入例（住宅ローン審査用、勤続年数7年6か月、年収と使用目的の欄あり、A4の1枚）
在籍証明書の記入例。記書きに氏名、生年月日、現住所、入社年月日と勤続年数、雇用形態、所属・役職、業務内容、勤務地、勤務時間、年収、使用目的が入ります。

法的根拠

在籍証明書の法的な扱い（発行義務・押印・個人情報）

在籍証明書そのものを定めた法律はありません。ただし、退職した社員への証明、押印の意味、個人情報の扱いには、守るべきルールがあります。

在籍中の社員：発行義務はない

在籍中の社員から在籍証明書を求められても、法律上、発行する義務はありません。住宅ローンや家族の在留資格など生活に関わる手続で必要になるため、求められたら発行するのが一般的です。社内で依頼の窓口と、発行までの目安の日数を決めておくと対応がそろいます。

退職した社員：労働基準法第22条の証明書

  • 退職者が、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由について証明書を請求した場合、表題が在職証明書であっても、会社は遅滞なく交付しなければなりません（第22条第1項）。
  • 本人が請求しない事項を記入してはなりません（同条第3項）。
  • 就業を妨げる目的で、証明書に秘密の記号を記入することは禁止されています（同条第4項）。
  • 違反は30万円以下の罰金の対象です（第120条第1号）。請求権の時効は2年です（第115条）。

退職の事由（解雇の理由を含む）も証明する場合は、退職証明書テンプレートを使います。

押印と電子での発行

在籍証明書への押印を義務付ける法律はありません。内閣府・法務省・経済産業省の「押印についてのQ&A」（令和2年6月19日）は、押印は特段の定めがある場合を除き必要な要件ではないとしたうえで、民事訴訟法第228条第4項により、本人の押印がある私文書は本人が作成したものと推定されると説明しています。そのため提出先は社印のある証明書を求めることが多く、PDFや電子署名での提出でよいかは事前に確認します。

個人情報と在籍確認の電話

在籍証明書には、生年月日、住所、年収などの個人情報が入ります。本人に渡すのが基本で、提出先へ直接送る場合や、金融機関などからの在籍確認の電話に答える場合は、本人の同意を確かめてからにします。個人データを第三者に提供するには、原則としてあらかじめ本人の同意が必要です（個人情報保護法第27条第1項）。控えは、社内で必要な人だけが見られるように保管します。

英語版

在籍証明書の英語版（Certificate of Employment）の作り方

在籍証明書は英語で「Certificate of Employment」（Employment Certificate とも）と言い、海外のビザ申請や外資系企業への提出では英文の在籍証明書を求められることがあります。プレビューを「English」に切り替えると、同じ入力内容から英語版を作り、PDFで保存できます。

英語版は日本語版の訳文ではなく、会社が英語で発行する証明書として作っています。氏名と住所はパスポートや在留カードと同じローマ字表記にし、日付は October 19, 2026 のように書きます。英語の入力欄は、英語のプレビュー中だけ表示されます。

英語版（Certificate of Employment）

CERTIFICATE OF EMPLOYMENT

October 19, 2026

To Whom It May Concern

This is to certify that Taro Tanaka, born on May 12, 1990, has been employed by Sample Corporation as a full-time regular employee since April 1, 2019, and currently works as Manager in the Sales Department.

This certificate is issued at the request of the employee for submission to a mortgage loan review.

Sample Corporation
1-1-1 Marunouchi, Chiyoda-ku, Tokyo 100-0005, Japan
Hanako Yamada, Representative Director

退職者の場合は、was employed by Sample Corporation from April 1, 2019 to March 31, 2025 のように過去形と期間で書きます。

在籍証明書と関連書類の英語表記

在籍証明書と関連書類の日本語名、英語表記、メモ
日本語英語メモ
在籍証明書・在職証明書Certificate of Employment / Employment Certificateこのテンプレート
職歴証明書Certificate of Employment History過去の勤務期間と職務内容
退職証明書Certificate of Resignation退職時に交付（労働基準法第22条）
卒業証明書Certificate of Graduation学校が発行
在留資格認定証明書Certificate of Eligibility（COE）出入国在留管理庁が交付
在留カードResidence Card中長期在留者に交付
身分証明書Proof of Identity（ID）運転免許証、在留カードなど

よくある質問

在籍証明書に関するよくある質問

在籍証明書にはどんな項目がありますか？

基本は、氏名、生年月日、入社年月日と勤続年数（退職者は在籍期間）、雇用形態、証明日、会社名と代表者です。提出先に応じて、現住所、所属・役職、業務内容、勤務地、勤務時間、年収、使用目的を加えます。記載事項を定めた法律はないため、提出先が様式や項目を指定している場合はそれに従います。

在籍証明書と在職証明書の違いは何ですか？

違いはありません。どちらも従業員が会社に在籍していることを会社が証明する書類で、勤務証明書や雇用証明書と呼ばれることもあります。提出先が指定する表題に合わせてください。このテンプレートでは、表題を在籍証明書、在職証明書、勤務証明書、職歴証明書から選べます。

会社は在籍証明書の発行を断れますか？

在籍中の社員への発行を義務付ける法律はありません。ただし、退職した社員から使用期間、業務の種類、地位、賃金、退職の事由について証明を求められた場合は、遅滞なく交付する義務があり（労働基準法第22条第1項）、違反は30万円以下の罰金の対象です（同法第120条）。在籍中の社員の場合も、住宅ローンや家族の在留資格など生活に関わる手続で使うため、求められたら発行するのが一般的です。

在籍証明書には捺印が必要ですか？

在籍証明書への押印を義務付ける法律はありません。ただし、本人の押印がある私文書は真正に成立したものと推定されるため（民事訴訟法第228条第4項）、提出先は社印のある証明書を求めることがよくあります。紙で提出する場合は社印を押し、PDFや電子署名での提出でよいかは提出先に確認してください。

在職証明書の発行にはどれくらい時間がかかりますか？

在籍中の社員への発行期限を定めた法律はなく、会社の手順によります。退職者から労働基準法第22条の証明を求められた場合は、遅滞なく交付する必要があります。このテンプレートなら、人事記録を見ながら数分で作れます。提出期限がある場合は、余裕をもって会社に依頼してください。

職歴証明書はどうやってもらいますか？

以前の勤務先の人事部や総務部に、提出先、使用目的、必要な項目を伝えて依頼します。提出先の様式があれば同封し、郵送で頼む場合は返信用封筒を付けます。使用期間、業務の種類、地位、賃金の証明は、退職者が求めれば会社が遅滞なく交付する義務があります（労働基準法第22条第1項）。会社の倒産などでもらえない場合は、雇用保険の加入記録、源泉徴収票、厚生年金の加入記録などで代えられるかを提出先に確認してください。

派遣社員の在籍証明書は誰が発行しますか？

雇用主である派遣元（派遣会社）が発行します。労働者派遣では、派遣社員と雇用関係にあるのは派遣元で、派遣先は指揮命令をするだけです（労働者派遣法第2条第1号）。派遣先での勤務内容を書く必要がある場合も、依頼先は派遣元です。

就業証明書（就労証明書）は誰が書けばいいですか？

勤務先の会社（事業主）が記入して証明します。保育所などの利用申込みに使う就労証明書は、国が定めた様式（子ども・子育て支援法施行規則 様式第一号）を市区町村が配布しているため、従業員が持ってきた様式に会社が記入します。このテンプレートの在籍証明書ではなく、市区町村の様式を使ってください。

出勤証明書とは何ですか？

法律上の定義はありませんが、一般に、ある期間に実際に出勤した日数や勤務時間を会社が証明する書類を指します。在籍証明書が在籍していることを証明するのに対し、出勤証明書は勤務の実績を証明する点が違います。提出先の様式があればそれに、出勤簿やタイムカードの記録をもとに記入します。

「employment certificate」とは何ですか？

英語で在籍証明書（在職証明書）のことで、「Certificate of Employment」とも言います。会社が、その人を雇用していること、または雇用していた期間を証明する書類です。海外のビザ申請や外資系企業への提出で求められます。このテンプレートでは「English」に切り替えると英語版を作れます。

英語の在職証明書のサンプルはありますか？

あります。このページの英語版の文例をコピーして使えるほか、上のテンプレートで「English」を押すと、入力した内容から英語の在職証明書（Certificate of Employment）を作ってPDFで保存できます。氏名と住所は、パスポートや在留カードと同じローマ字表記にしてください。

在籍証明書に有効期限はありますか？

法律上の有効期限はありません。ただし、在籍証明書は証明日時点の事実を示す書類なので、提出先が「発行から何か月以内」のように期限を決めていることがあります。提出先の案内を確認し、古い場合は発行し直してもらいます。

在籍証明書はWord・Excel・PDFのどれで作ればいいですか？

様式に決まりはないため、Word、Excel（エクセル）、PDFのどれで作っても構いません。紙で提出するなら印刷して押印し、データで提出するなら書き換えにくいPDFが向いています。このテンプレートは入力内容をPDFで出力でき、Word版のひな形もダウンロードできます。

著者について

Emmanuel Gendre（SaiyouTeam代表）

Emmanuel Gendre

SaiyouTeam代表 · 日本の中小企業向け 人事・採用アドバイザー

  • 元Googleリクルーター
  • 採用経験12年

エマニュエルは、日本の中小企業に人事と採用のアドバイスを行っています。SaiyouTeam創業前は、Googleのリクルーターを含め、12年間採用の仕事に携わってきました。在籍証明書の作り方については、クライアントからよくご相談をいただくため、この無料のテンプレートを作成しました。提出先に合わせて項目を選べ、英語版も同じ入力から作れるようにしています。

個別のケースについては、社会保険労務士や弁護士などの専門家へのご相談をおすすめします。本テンプレートは一般的な目安であり、専門家の助言に代わるものではありません。

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ほかの人事書類は人事通知書テンプレートに、人事のテンプレートとツールは人事にまとめています。

公式情報源

本テンプレートと解説は、以下の公式情報に基づいています。発行元のページで根拠規定をご確認いただけます。

ご注意。本テンプレートと解説は一般的な目安であり、専門家の助言に代わるものではありません。法令と各機関の提出書類は2026年10月時点の内容に基づきます。提出先が様式や記載事項を指定している場合はそちらに従い、退職者への証明や個人情報の扱いで判断に迷う場合は、社会保険労務士または弁護士にご確認ください。