入社準備（数か月前）
内定式案内
新卒内定者向けの10月1日内定式の招待状。日時、会場、当日のスケジュール、服装、出欠連絡、 持参物を案内。
無料テンプレート
入社準備のステージに応じた書類を選ぶ
各テンプレートは1つの入社書類を生成します。条件を入力し、日本語または英語でプレビュー、必要に 応じて直接編集、PDFとしてエクスポートできます。
入社1〜2か月前
入社案内書
入社書類一式の表紙となる案内書。初日の日付、集合場所・時刻、担当者、服装、初日のスケジュール、 持参物を記載。
入社1〜2か月前
入社書類送付状
入社者へ送付する書類一式に添える送付状。宛先、差出人、日付、目的、同封書類一覧（部数付き） を記載。
入社1〜2か月前
入社前提出書類リスト
入社者が入社日までに提出すべき書類を一覧化したチェックリスト。中途・新卒・外国籍・扶養家族 ありなど条件に応じて項目を切り替え可能。
入社1〜2か月前
健康診断受診案内
労働安全衛生規則第43条に基づく雇入れ時健康診断の受診案内。指定医療機関、検査項目、受診期限、 費用負担方針を明記。
参考
それぞれの書類を発行するタイミング
新卒の4月1日入社では、内定通知から入社までの約8か月にわたって書類が段階的に発行されます。 中途採用の場合は、内定承諾から入社までの4〜8週間に同じ書類が集約されます。
| ステージ | 書類 | 英訳 | 発行時期 |
|---|---|---|---|
| 内定後（新卒） | 内定式案内 | Naitei Ceremony Invitation | 9月（10月1日内定式向け） |
| 入社書類一式 | 入社案内書 | Joining Instructions | 入社1〜2か月前 |
| 入社書類送付状 | Cover Letter for Joining Documents | 入社案内書と同梱 | |
| 入社前提出書類リスト | Pre-Joining Document Checklist | 入社案内書と同梱 | |
| 健康診断受診案内 | Pre-Employment Health Check Notice | 入社案内書と同梱 |
使い分け
どの書類を使うか
どの書類を使うかは、入社準備のどの段階にあるかで決まります。多くの企業は入社前4書類を1パッケージ として送付し、内定式案内は新卒コホート向けにのみ追加で発行します。
新卒採用（4月1日入社）の場合
採用決定後すぐに内定通知書（内定通知書）を発行し、9月初旬に 内定式案内 を10月1日内定式向けに送付します。4月1日の1〜2か月前に入社書類一式を送付：表紙に 入社書類送付状、 本体として 入社案内書、 入社前提出書類リスト、 健康診断受診案内 を同封します。
中途採用の場合
内定式案内は不要。同じ4書類のパッケージを入社の4〜8週間前に送付します。中途入社者は最近の健康診断 結果を持っている場合が多く、その場合は健康診断受診案内を条件付きで送付します。
よくある誤り
入社書類を数週間にわたって個別に送ること。入社者は一連の書類として受け取って読むため、入社案内書 を手にした時点で「提出書類は何か」を尋ね始めます。4書類を一括で送り、入社者が一度ですべて把握 できるようにします。送付状はそのパッケージを「1つのまとまった案内」として束ねる役割を果たします。
よくある質問
入社書類に関するよくある質問
これらの書類はいつ発行しますか？
内定承諾から入社初日までの期間。新卒では4月1日入社・前年10月内定の ため数か月、中途では数週間が典型です。内定式案内は新卒のみ10月1日向け。残り4書類は入社1〜2 か月前に一括送付します。
10月1日の内定式は義務ですか？
法的義務ではありませんが、日本では10月1日が新卒内定式の慣習日です。 大企業・中堅企業の多くが実施しますが、中小企業では実施せず個別の内定通知書で完結する場合も 一般的です。
雇入れ時健康診断は法的義務ですか？
原則すべての労働者について義務です。労働安全衛生規則第43条で雇入れ時の 健康診断が事業者に義務付けられています。雇入れ前3か月以内の健康診断書を本人が提出した場合は 省略可能です。
入社前提出書類リストの一般的な項目は？
標準的なリストには、入社誓約書、個人情報取扱同意書、履歴書記載事項申告書、 年金手帳・マイナンバー、源泉徴収票（中途のみ）、通勤手当申請書、給与振込口座届、扶養控除等 申告書、雇入れ時健康診断結果、外国籍の場合は在留カード写しが含まれます。
送付状は独立した書類にする必要がありますか？
日本のビジネス慣習上はそうです。郵送またはメール添付で書類一式を送る際は、 宛先・差出人・日付・送付目的・同封物一覧を記載した送付状を添えるのが基本です。送付状の欠落は 日本の商取引マナーでは配慮不足とみなされます。
郵送ではなくメール送付でも問題ありませんか？
問題なく、近年増えています。PDFでメール送付する企業が一般的になりつつあり、 特に内定式案内はメールのみの場合が多い。返送が必要な書類（誓約書、同意書、健康診断書）は DocuSign、GMOサイン、CloudSignなどの電子署名で運用するケースも増えています。
これらは日本語、英語、両方のどれで作成すべきですか？
法的に有効なのは日本語版です。外国籍の入社者には両方を発行することを 推奨します。日本語を正本、英語を理解のための参考訳として運用します。各テンプレートは日本語／ 英語の切替プレビューとPDF出力に対応しています。