入社書類の添え状（送付状）テンプレート

必要性

入社書類に添え状は必要？いらないケースもある

入社書類を郵送するときは、添え状（送付状）を同封するのが一般的なマナーです。誰が何を何部送ったかが一目でわかり、受け取った人事担当者の確認漏れも防げます。手渡しやメールで提出する場合、紙の添え状は基本的に不要です。

会社から指示がある場合はそれに従いましょう。迷ったときは同封しておけば失礼にはなりません。

書き方

入社書類の添え状の書き方：記載する9つの項目

入社時の提出書類に付ける添え状は、A4用紙1枚に収めます。病院や介護施設では「入職書類」と呼ぶこともありますが、書き方は同じです。上のテンプレートの「返送用」に入力すると、次の項目がすべて入ります。

1. 日付：投函する日（手渡しなら提出日）を右上に書きます。
2. 宛名：左上に会社の正式名称と部署名。担当者名がわかれば「人事部　田中 二郎 様」、わからなければ「人事部 御中」とします。「様」と「御中」は併用しません。
3. 差出人：右側に自分の住所、氏名、電話番号、メールアドレス。
4. 件名：中央に「入社書類の送付について」などと書きます。
5. 頭語と挨拶：「拝啓」で始め、「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」とすれば季節を問わず使えます。
6. 本文：採用へのお礼、書類を送る旨、入社後の抱負を2〜3文で。
7. 結語：「拝啓」に対応する「敬具」を、本文の右下に書きます。
8. 記書き：中央に「記」と書き、同封する書類名と部数を箇条書きにします。
9. 以上：記書きの右下に「以上」と書いて締めます。

書類名は、会社から届いた案内の表記に合わせると人事担当者が照合しやすくなります。会社側で提出書類の一覧を作るなら、入社前提出書類リストのテンプレートが使えます。

封筒と郵送

入社書類を送る封筒の書き方と入れ方

入社書類はA4の書類が多いため、折らずに入る白の角形2号封筒（240×332mm）が基本です。会社から返信用封筒が届いている場合は、それを使います。

封筒の表面

• 郵便番号と住所：都道府県から省略せずに書きます。
• 宛名：会社の正式名称（「株式会社」を（株）と略さない）、部署、担当者名を中央に大きく書きます。担当者名がわからなければ「人事部 御中」とします。
• 「入社書類在中」：左下に赤字で書き、定規で四角く囲みます。赤のサインペンのほか、市販のスタンプでも構いません。

封筒の裏面

• 差出人：自分の郵便番号、住所、氏名を、中央の継ぎ目の左側（または左下）に書きます。
• 日付：左上に投函日を書きます。
• 封：のりで封をして、とじ目に「〆」と書きます。

返信用封筒が同封されている場合

会社の返信用封筒には「〇〇株式会社 人事部 行」のように印刷されていることがあります。「行」を二重線で消し、部署宛てなら「御中」、個人宛てなら「様」に書き直しましょう。裏面には自分の住所と氏名を書きます。

書類を入れる順番

1. 添え状を一番上に置きます。
2. その下に、会社の案内に記載された順で入社書類を重ねます。
3. 全体をクリアファイルに入れてから封筒に入れると、折れや雨濡れを防げます。

郵送方法：普通郵便・簡易書留・レターパック

入社書類には申込書・契約書・証明書などが含まれ、郵便法上の「信書」にあたります。信書は郵便（普通郵便・書留・レターパック）で送り、宅配便（ゆうパック・宅急便など）では送れません。

マイナンバーや年金の書類を含むときは、配達の記録が残る簡易書留かレターパックが安心です。企業向けのマイナンバーのガイドラインでも、書類を持ち運ぶ方法として「追跡可能な移送手段の利用」が例示されています。

料金は2026年10月時点の日本郵便の公表料金です。重さで料金が変わるため、窓口で量ってもらうと確実です。返送期限が近いときは速達（250gまで＋300円）も使えます。

手渡しする場合

入社日に持参するなど手渡しするときは、書類をクリアファイルに入れ、封をしない封筒に入れて渡します。表に「入社書類在中」と書いておくと、受け取った人がすぐに中身を判断できます。添え状は基本的に不要です。

投函前のチェックリスト

提出した書類のコピーを手元に残しておくと、問い合わせがあったときに確認できます。

よくある質問

入社書類の添え状に関するよくある質問

内定通知書や採用通知書など、入社前のほかの書類は採用通知関連書類テンプレートにまとめています。