不採用通知テンプレート(無料・例文・Word/PDF付き)

不採用通知とは、選考の結果、採用を見送ることを応募者に伝える連絡です。このテンプレートで選考段階を選ぶと不採用通知書が完成し、PDFとWordで保存できます。メールや電話で使える不採用通知の例文も無料です。

  • 書類〜最終面接3段階
  • 例文7種類メール・電話
  • 英語版
最終更新 職業安定法第5条の5、個人情報保護法、厚生労働省「公正な採用選考の基本」に基づく
このテンプレートで作れる書類の見本:不採用通知書、英語版、最終面接の記入例

不採用通知書テンプレート(ワード・PDF無料ダウンロード)

入力すると、右の不採用通知書(A4)に反映されます。上の切り替えで書類選考・面接・最終面接を選ぶと、お礼と結果の文面がその段階に合わせて変わります(入力した文章はそのまま残ります)。

表題と応募者

表題は選考段階に合わせて変わります。応募者に送る書面では「選考結果のご通知」とするのが一般的です。

会社(差出人)

日付

面接日から6日後の通知です。面接で伝えた連絡予定日を過ぎている場合は、「選考結果の補足」に「ご連絡が遅くなり、申し訳ございません。」と入れてください。

選考結果と応募書類

理由を書く義務はありません。書く場合は、本人の人格や、性別・年齢・障害などに触れない表現にします(例:今回は、募集ポジションで求める新規開拓のご経験を重視して判断いたしました。)

書面で郵送するときの基本です。同封する書類を下に書きます。

書式

プレビュー

2026年10月21日

山田 太郎 様

〒100-0005 東京都千代田区丸の内1-1-1

株式会社サンプル

人事部 採用担当 佐藤 花子

選考結果のご通知

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

このたびは、当社の営業職(法人営業)の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。また、先日はご多忙のところ面接にお越しいただき、重ねて御礼申し上げます。

面接の内容を踏まえて慎重に選考いたしました結果、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。ご期待に沿えず誠に申し訳ございませんが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

お預かりしておりました応募書類は、本状に同封してご返却いたします。ご査収ください。

末筆ながら、山田様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

敬具

記

  1. 同封書類履歴書 1通、職務経歴書 1通
  2. お問い合わせ先人事部 採用担当 佐藤 花子(電話 03-1234-5678/メール saiyo@example.co.jp)

以上

PDF・Word版・記入例のダウンロードには、メールアドレスの入力が必要です。入力した内容はブラウザの中で処理され、PDFもお使いの端末で作られます。

基本

不採用通知とは

不採用通知とは、書類選考や面接の結果、採用を見送ることを応募者に伝える連絡です。メールか書面で送り、応募へのお礼、選考の結果、応募書類の扱いを簡潔に書きます。法律上の送付義務はありません。

結びに「今後のご活躍をお祈り申し上げます」と書くのが定型のため、「お祈りメール」とも呼ばれます。書面で送るものは不採用通知書と呼ばれ、表題は「選考結果のご通知」とするのが一般的です。

送る義務がなくても、送るのが基本です。応募者は他社の選考を並行して進めていて、結果が届くまで次の判断ができません。HR総研が2017年に行った調査では、従業員1,001名以上の企業の36%が、書類選考で不合格にした応募者に連絡していませんでした(いわゆる「サイレントお祈り」)。連絡がないまま待たせると、選考の結果よりも、会社の対応のほうが記憶に残ります。

不採用通知・内定取消通知書・内々定の取消しの違い

不採用通知、内定取消通知書、内々定の取消し、入社辞退受領通知の違い
書類送る時期労働契約理由の説明
不採用通知内定を出す前(選考中)成立していない義務はない
内定取消通知書内定の後、入社前成立している(始期付解約権留保付労働契約)客観的に合理的な理由が必要
内々定の取消し内々定の後、正式な内定の前通常は成立していない期待を裏切る取消しは、損害賠償が認められた例がある
入社辞退
受領通知
候補者が辞退したとき候補者の申し出で終わる不要

出典:厚生労働省「確かめよう労働条件」裁判例(大日本印刷事件 最高裁昭和54年7月20日)、労働条件に関するQ&A(内定の取消し)。

内定を出したあとに入社を断る場合は、不採用通知ではなく内定取消通知書を使い、取消しの理由を書きます。正式な内定の前の取扱いは内々定の取り消しで解説しています。採用を伝える場合は採用通知書 テンプレートか内定通知書 テンプレート、候補者から辞退の連絡を受けた場合は入社辞退受領通知 テンプレートを使います。

例文

不採用通知の例文:メール・書面・電話の場面別

不採用通知の例文(文例)を、選考段階と連絡手段ごとにまとめました。〔 〕の部分を書き換えれば、そのままテンプレとして使えます。メールの件名は「【会社名】選考結果のご連絡」のように、開かなくても用件がわかる形にします。

例文1:書類選考の不採用通知(メール)

メール

件名:【株式会社〔サンプル〕】書類選考結果のご連絡

〔山田 太郎〕様

株式会社〔サンプル〕人事部 採用担当の〔佐藤〕です。

このたびは、当社の〔営業職〕の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。

ご提出いただいた応募書類をもとに慎重に選考いたしました結果、誠に残念ながら、今回はご期待に沿いかねる結果となりました。

数ある企業の中から当社にご応募いただきましたことに、あらためて御礼申し上げます。なお、お預かりした応募書類は、当社の責任において破棄いたします。

〔山田〕様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

株式会社〔サンプル〕 人事部 採用担当 〔佐藤 花子〕
電話:〔03-1234-5678〕 メール:〔saiyo@example.co.jp〕

件名に社名と「選考結果」を入れると、ほかのメールに埋もれず、開かなくても用件がわかります。

例文2:面接後の不採用通知(メール)

メール

件名:【株式会社〔サンプル〕】選考結果のご連絡

〔山田 太郎〕様

株式会社〔サンプル〕人事部 採用担当の〔佐藤〕です。先日はご多忙のところ、面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。

〔山田〕様のこれまでのご経験やお考えを伺い、社内で慎重に検討いたしました結果、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。

貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、ご期待に沿えず申し訳ございません。なお、お預かりした応募書類は、当社の責任において破棄いたします。

〔山田〕様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

株式会社〔サンプル〕 人事部 採用担当 〔佐藤 花子〕
電話:〔03-1234-5678〕 メール:〔saiyo@example.co.jp〕

面接に来てもらったことへのお礼を、結果より先に書きます。

例文3:最終面接後の不採用通知(メール)

メール

件名:【株式会社〔サンプル〕】最終選考結果のご連絡

〔山田 太郎〕様

株式会社〔サンプル〕人事部 採用担当の〔佐藤〕です。先日は最終面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。一次面接から度々お時間をいただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。

社内で検討を重ねました結果、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。最終選考まで進んでいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。

なお、お預かりした応募書類は、当社の責任において破棄いたします。

〔山田〕様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

株式会社〔サンプル〕 人事部 採用担当 〔佐藤 花子〕
電話:〔03-1234-5678〕 メール:〔saiyo@example.co.jp〕

最終面接の結果は、先に電話で伝え、同じ日にこのメールを送る会社もあります(例文5)。

例文4:不採用通知書(書面・応募書類を返却する場合)

不採用通知書

〔2026年10月21日〕

〔山田 太郎〕様

株式会社〔サンプル〕 人事部 採用担当

選考結果のご通知

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

このたびは、当社の〔営業職〕の求人にご応募いただき、また面接にもお越しいただき、誠にありがとうございました。

慎重に選考いたしました結果、誠に残念ながら、今回はご希望に沿いかねる結果となりましたので、ご通知申し上げます。

お預かりしておりました応募書類は、本状に同封してご返却いたします。ご査収ください。

末筆ながら、〔山田〕様の今後のご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。

敬具

記

同封書類 〔履歴書 1通、職務経歴書 1通〕

以上

書面は、応募書類を返すときや、郵送で応募を受けたときに送ります。封筒と送料は郵送するときの封筒と送料にまとめています。

例文5:電話で伝える場合(会話例と留守番電話)

電話

本人が出た場合

お世話になっております。株式会社〔サンプル〕人事部の〔佐藤〕と申します。〔山田 太郎〕様のお電話でよろしいでしょうか。いま2、3分お時間をいただいてもよろしいですか。先日は最終面接にお越しいただき、ありがとうございました。選考の結果をお伝えいたします。社内で慎重に検討いたしましたが、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくことになりました。貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このようなお知らせとなり申し訳ございません。本日、同じ内容をメールでもお送りいたします。〔山田〕様の今後のご活躍をお祈りしております。失礼いたします。

留守番電話の場合

株式会社〔サンプル〕人事部の〔佐藤〕です。先日の選考の件でご連絡いたしました。あらためてお電話いたします。失礼いたします。

留守番電話やご家族には、結果を伝えません。かけ直す旨だけを残します。

例文6:人材紹介会社に結果を伝える場合

メール

件名:〔山田 太郎〕様 〔一次面接〕の結果

株式会社〔エージェント〕 〔鈴木〕様

いつもお世話になっております。株式会社〔サンプル〕人事部の〔佐藤〕です。

ご紹介いただいた〔山田 太郎〕様の〔一次面接〕の結果について、今回は見送りとさせていただきます。

理由:〔法人営業のご経験は十分でしたが、今回のポジションで求める新規開拓の経験が少なく、総合的に判断いたしました。〕

ご本人様へのお伝えをお願いいたします。引き続き、〔新規開拓のご経験がある方〕のご紹介をお待ちしております。

紹介会社に理由を伝えると、次の紹介が求める人物像に近づきます。紹介会社に伝える理由でも、性別・年齢・障害などには触れません。

例文7:別の求人で再び連絡する場合(同意を得る一文と案内メール)

メール

不採用通知に添える一文

今後、〔山田〕様のご経験に合う求人があった場合に、ご連絡を差し上げてもよろしいでしょうか。ご了承いただける場合は、〔2026年11月20日〕までにご返信ください。ご返信がない場合、応募書類は期限の後に破棄いたします。

あとから送る案内メール

件名:【株式会社〔サンプル〕】〔法人営業職〕のご案内 〔山田 太郎〕様 先日は当社の選考にご応募いただき、ありがとうございました。その際、今後の求人のご案内についてご了承をいただきましたので、ご連絡いたしました。このたび、〔法人営業職〕の募集を始めました。〔山田〕様のご経験を伺い、ぜひ一度お話しできればと考えております。ご興味をお持ちいただけましたら、〔11月30日〕までにご返信ください。

応募書類を別の求人に使うには、本人の同意が必要です(職業安定法第5条の5、個人情報保護法第18条)。

不採用を伝える言い回し:使える表現と避ける表現

不採用を伝える場面ごとの、使える表現と避ける表現
場面使える表現避ける表現理由
結果「今回は採用を見送らせていただくこととなりました」「ご期待に沿いかねる結果となりました」「不合格です」「落選となりました」結果ははっきり、言葉はやわらかく
理由「総合的に判断いたしました」「年齢的に」「女性の多い職場のため」「ご家族の事情を考え」法律が禁じる差別にあたる
評価「慎重に選考いたしました結果」「書類の内容が不十分でした」「経験が足りません」能力の否定は、争いや口コミのもとになる
今後「今後のご活躍をお祈り申し上げます」「次回は必ず優先してご案内します」守れない約束はしない
遅れ「ご連絡が遅くなり、申し訳ございません」遅れに触れない待たせたお詫びを先に書く

使う場面

不採用通知を送るタイミングと送り方

不採用通知は、選考結果が決まったらすぐ、面接で伝えた連絡予定日までに送ります。連絡手段はメールが基本で、応募書類を返すときは書面を郵送し、最終面接の結果などを電話で伝えたときは、あとでメールでも送ります。

メール・書面・電話の使い分け

不採用通知の連絡手段ごとの、向いている場面と注意点
手段向いている場面注意点
メール書類選考・面接の結果。記録が残り、応募者も都合のよいときに読める件名に社名と「選考結果」を入れる。複数の応募者に送るときは1人ずつ送り、宛名と宛先を確かめる
書面(郵送)応募書類を返すとき、郵送で応募を受けたとき信書にあたるため、郵便か信書便で送る(ゆうメールや宅配便は使えない)。封筒に「親展」と書く
電話最終面接の結果を伝えるとき、連絡が遅れたお詫びをするとき本人以外や留守番電話に結果を残さない。言った言わないを防ぐため、あとでメールか書面でも送る

出典:総務省「信書に該当する文書に関する指針」Q&A(合否の通知は信書にあたる)。

郵送するときの封筒と送料

応募書類を返すときは、A4の書類が折らずに入る角形2号(240×332mm)を使います。通知書だけなら、A4を三つ折りにして長形3号(120×235mm)に入れます。封筒の表には「親展」と書き、「不採用」など結果がわかる言葉は書きません。裏には会社名、部署、所在地を書きます。

送料は、長形3号に通知書だけを入れれば定形郵便(50gまで110円)です。角形2号は定形外郵便(規格内)で、50gまで140円、100gまで180円です。応募書類を確実に届けたいときは、簡易書留(350円加算)や特定記録(210円加算)を使います(日本郵便、2026年10月時点)。

不採用通知を送るまでの手順は、次の5つです。

  1. 選考結果と連絡予定日を確かめる

    面接で伝えた連絡予定日と、応募の経路(直接の応募、人材紹介会社、ハローワーク)を確かめます。

  2. 連絡手段を選ぶ

    基本はメールです。応募書類を返すなら書面を郵送し、最終面接の結果を電話で伝えたときは、あとでメールでも送ります。

  3. 選考段階を選び、文面を作る

    上のテンプレートで書類選考・面接・最終面接を選んで入力するか、例文を書き換えます。理由は書かなくてかまいません。

  4. 応募書類の扱いを書く

    返却、破棄、同意を得て保管のどれにするかを書きます。破棄する書類は、シュレッダーなど復元できない方法で処分します。

  5. 送付し、紹介元にも伝える

    送った日と文面を記録します。人材紹介会社経由なら紹介会社に伝え、ハローワークの紹介なら求人者マイページにも選考結果を登録します。

書き方

不採用通知書の書き方と記載項目

不採用通知書(メールの場合も同じ)には、次の9項目を書きます。理由や時候の挨拶は必須ではありません。雛形どおりに書くことよりも、宛名に誤りがないこと、結果がはっきり伝わることを優先します。

不採用通知書に書く項目、書く内容、このテンプレートの文面
項目書く内容このひな形テンプレートの文面
日付送付日(書面のみ)2026年10月21日
宛名応募者の氏名をフルネームで。漢字の誤りに注意山田 太郎 様
差出人会社名、部署、担当者株式会社サンプル 人事部 採用担当
表題・件名書面は「選考結果のご通知」。メールは社名入りの件名選考結果のご通知
頭語・結語書面のみ。拝啓と敬具拝啓 時下ますます…
応募へのお礼応募と、面接に来てもらったことへのお礼このたびは…誠にありがとうございました
選考の結果採用を見送ること。遠回しにしすぎない今回は採用を見送らせていただく…
応募書類の扱い返却、破棄、同意を得て保管のどれか本状に同封してご返却いたします
結びと問い合わせ先今後の活躍を祈る一文と、担当者の連絡先今後のご活躍を…/人事部 佐藤

記載事項を定めた法律はありません。メールでは日付と頭語・結語を省き、件名と署名を入れます。

不採用通知に書いてはいけないこと

  • 本人の人格や能力を否定する表現
  • 性別・年齢・障害・出身地・家族・思想などに触れる理由(男女雇用機会均等法第5条、労働施策総合推進法第9条、障害者雇用促進法第34条、厚生労働省「公正な採用選考の基本」)
  • 選考の基準や評価の詳細、ほかの応募者との比較
  • 守れない約束(「次回は優先してご案内します」など)
  • ほかの応募者の名前やアドレス(一斉送信の宛先に残さない)

不採用通知書の記入例とワード版

上のテンプレートで作った不採用通知書の記入例(サンプル)です(最終面接、応募書類を同封して返却、選考結果の補足あり)。自社の書式に合わせて編集したい場合は、ワード版を使ってください。

不採用通知書の記入例(最終面接、通知日2026年10月21日、応募書類を同封して返却、選考結果の補足と問い合わせ先つき)
上のテンプレートで作った不採用通知書の記入例。お礼、選考の結果と補足、応募書類の返却、結びの言葉、同封書類と問い合わせ先が入ります。

ワード版は2ページで、1ページ目が不採用通知書(A4縦1枚)、2ページ目が書類選考・面接・最終面接のメール例文です。〔 〕の部分を書き換えて使います。記入例PDFとワード版のダウンロードにはメールアドレスの入力が必要です。

法的根拠

不採用通知の法的な扱い(送る義務・理由・応募書類)

不採用通知そのものを定めた法律はありません。ただし、理由の伝え方、応募書類と個人情報の扱い、内定を出したあとの取消しには、守るべきルールがあります。

不採用通知を送る法律上の義務はない

職業安定法にも労働基準法にも、不採用の結果を応募者に知らせる義務はありません。最高裁は、企業は法律などの特別な制限がない限り、誰をどのような条件で雇うかを原則として自由に決められるとしています(三菱樹脂事件 最高裁昭和48年12月12日)。ただし、ハローワークの紹介で応募した人には選考結果を連絡し、求人者マイページで結果を登録するよう求められています。若者の採用では、厚生労働省の青少年雇用指針が、採否の結果を明確に伝えるよう努めることを求めています。

不採用の理由を伝える義務もない

理由を伝える義務はなく、「総合的に判断した結果」と伝えれば足ります。伝える場合は、性別(男女雇用機会均等法第5条)、年齢(労働施策総合推進法第9条)、障害(障害者雇用促進法第34条)を理由にしてはいけません。厚生労働省は、応募者の適性と能力だけを基準にするよう求めています(公正な採用選考の基本)。内定を出したあとの取消しは別で、解雇に準じた合理的な理由が必要になり、その理由を伝えることになります。

応募書類と個人情報(返却・破棄・保管)

応募書類は個人情報です。会社は、示した目的(採用選考)の範囲内でだけ保管・使用し、適切に管理しなければなりません(職業安定法第5条の5)。履歴書を返す法律上の義務はありませんが(個人情報保護委員会 Q&A)、使わなくなった個人データは遅滞なく消去するよう努め(個人情報保護法第22条)、破棄するときは焼却やシュレッダーなど復元できない方法を使います。メールや採用管理システムに残るデータも同じです。法律に保存期間の定めはありません。別の求人で使うために保管する場合は、目的を具体的に示して、本人の同意を得ます(同法第18条、職業安定法の指針)。

不採用と内定取消の違い

内定を出すと、入社日から働く労働契約が成立したと扱われます(大日本印刷事件 最高裁昭和54年7月20日)。そのため内定の取消しは解雇と同じように厳しく判断され、新卒の内定を取り消すときは、事前にハローワークへの通知も必要です(職業安定法施行規則第35条)。この場合は内定取消通知書 テンプレートを使います。

よくある質問

不採用通知に関するよくある質問

不採用通知は必ず送らなければいけませんか?

法律上の義務はありません。企業は、法律の制限がない限り、誰を採用するかを自由に決められます(三菱樹脂事件 最高裁昭和48年12月12日)。ただし、ハローワークの紹介で応募した人には選考結果を連絡し、求人者マイページで登録するよう求められています。義務がなくても、応募者は結果を待って次の判断をするため、送るのが基本です。

不採用の理由を聞かれたら、答えるべきですか?

答える義務はありません。「募集ポジションとの適性を総合的に判断した結果です」と伝えれば十分で、選考の基準やほかの応募者との比較は答えなくてかまいません。答える場合も、性別・年齢・障害など、法律で差別が禁じられている事由には触れません。

不採用通知はメールだけで失礼になりませんか?

失礼にはあたりません。いまは不採用通知をメールで送るのが一般的で、記録が残り、応募者も都合のよいときに確認できます。応募書類を返すときや、郵送で応募を受けたときは、書面を書類に同封して郵送します。

不採用通知はいつまでに送ればいいですか?「1週間以内に連絡します」と言われて連絡がないのは不採用ですか?

法律上の期限はありません。面接で伝えた連絡予定日を守り、結果が決まったらすぐ送ります。伝えた日を過ぎても連絡がない場合は、不採用とは限らず、選考が長引いていることもあります。企業は、遅れるとわかった時点で、いつまでに連絡するかを応募者に伝えます。

不採用連絡なし(サイレントお祈り)はおかしいですか?

違法ではありませんが、おすすめしません。HR総研の2017年の調査では、従業員1,001名以上の企業の36%が、書類選考の不合格者に連絡していませんでした。連絡がないと応募者は次の判断ができず、会社の印象も悪くなります。合格者にだけ連絡する場合も、募集の段階でその旨と連絡の期日を示します。

お祈りメールの例文は?

お祈りメールとは、結びに「今後のご活躍をお祈り申し上げます」と書く不採用通知のメールです。書類選考・面接・最終面接の例文は、このページの例文1〜3にあります。

応募書類(履歴書)は返却しないといけませんか?

法律上の返却義務はありません(個人情報保護委員会 Q&A)。返すか破棄するかを不採用通知に書き、破棄する場合はシュレッダーなど復元できない方法で処分します。募集の段階で返却すると伝えていた場合は、そのとおりに返します。別の求人のために保管する場合は、本人の同意を得ます。

不採用通知に応募者から返信が来たら、返信すべきですか?

お礼だけの返信には、返さなくてかまいません。質問や書類の返却の依頼には、担当者が答えます。応募者の側も、不採用通知に返信する必要はなく、返信しても失礼にはあたりません。

電話で不採用を伝えてもいいですか?留守番電話に残してもいいですか?

電話で伝えてもかまいません。最終面接の結果などで使われますが、言った言わないを防ぐため、あとでメールか書面でも送ります。留守番電話やご家族には結果を伝えず、かけ直す旨だけを残します(例文5)。

人材紹介会社やハローワーク経由の応募者には、誰が不採用を伝えますか?

人材紹介会社経由なら、結果は紹介会社に伝え、本人への連絡は紹介会社に任せるのが一般的です。理由も伝えると、次の紹介が求める人物像に近づきます(例文6)。ハローワークの紹介なら、応募者に連絡したうえで、求人者マイページに選考結果を登録します。

一度不採用にした応募者に、あとから連絡してもいいですか?

連絡できます。ただし、応募書類を別の求人に使うには本人の同意が必要です(職業安定法第5条の5、個人情報保護法第18条)。不採用通知で同意を確かめておくと、あとで連絡しやすくなります(例文7)。

外国人の応募者に、英語で不採用通知を送れますか?

送れます。テンプレートのプレビューを「English」に切り替えると、同じ入力から英語の不採用通知(rejection letter)をPDFで作れます。日本語が得意でない応募者には、英語版で送ると誤解を防げます。

著者について

Emmanuel Gendre(SaiyouTeam代表)

Emmanuel Gendre

SaiyouTeam代表 · 日本の中小企業向け 人事・採用アドバイザー

  • 元Googleリクルーター
  • 採用経験12年

エマニュエルは、日本の中小企業に人事と採用のアドバイスを行っています。SaiyouTeam創業前は、Googleのリクルーターを含め、12年間採用の仕事に携わってきました。選考の進め方へのアドバイスの一環として、最後の連絡まで迷わず送れるように、この無料のテンプレートを作成しました。

個別のケースについては、社会保険労務士や弁護士などの専門家へのご相談をおすすめします。本テンプレートは一般的な目安であり、専門家の助言に代わるものではありません。

公式情報源

本テンプレートと解説は、以下の公式情報に基づいています。発行元のページで根拠規定をご確認いただけます。

ご注意。本テンプレートと解説は一般的な目安であり、専門家の助言に代わるものではありません。法令、各機関の案内と郵便料金は2026年10月時点の内容に基づきます。不採用の理由の伝え方や応募書類の扱いで判断に迷う場合は、社会保険労務士または弁護士にご確認ください。