退職届の書き方（例文・無料テンプレート付き）

退職届には、表題、書き出し、退職理由、退職日、結びの文、届出日、所属と氏名、宛名の8項目を書きます。白い便箋かA4・B5の用紙に、黒のボールペンか万年筆で書きます。自己都合の退職なら、理由は「一身上の都合により」で足ります。退職願の書き方も同じで、変わるのは表題、退職日の意味、結びの文の3つです。

書式に法律上の決まりはありません。会社が退職届の様式を定めている場合は、その様式に記入します。

退職届の書き方5ステップ

1. 会社の様式と期限を確認する

   就業規則で、退職の申出期限、提出先、会社指定の退職届があるかを確認します。指定の様式があれば、それに記入します。

2. 上司と退職日を決める

   退職届には、上司と話し合って決めた退職日を書きます。退職日がまだ決まっていなければ、退職願を出します。

3. 用紙とペンを用意する

   白無地の便箋かA4・B5の用紙と、黒のボールペンか万年筆を用意します。パソコンで作るなら、上のテンプレートに入力します。

4. 表題、書き出し、本文を書く

   表題「退職届」、書き出し「私儀」のあと、本文に理由、退職日、「退職いたします。」を書きます。

5. 届出日、所属・氏名、宛名を書いて見直す

   提出する日、部署名とフルネーム、代表者の役職と氏名を書いたら、日付の誤りや誤字がないかを見直します。

退職届の記入例とWord版

上のテンプレートで作った退職届の記入例です（一身上の都合、横書き）。退職届と退職願のフォーマットとして、記入例のPDFと、縦書き・横書きのWord版をダウンロードできます。Word版はテンプレートで選んでいる書式（退職届か退職願）のファイルで、〔　〕の部分を書き換えて使います。ダウンロードには、メールアドレスの入力が必要です。

外資系企業などで英語の退職届が必要な場合は、テンプレートのプレビューを「English」に切り替えると、同じ内容の英語版（Resignation Letter）をPDFで出力できます。会社が求める言語の版を提出し、もう一方は内容の確認に使います。

退職届は手書きでもパソコンでも有効です。法律で決まった書式はなく、会社の様式や指示があればそれに従います。手書きにする場合の用紙、ペン、封筒は次のとおりです。

縦書きの書き方

縦書きでは、右端の1行目に「退職届」、2行目の下に「私儀」と書き、本文は3行目から1字下げて始めます。本文のあとに届出日、次の行に所属と氏名を下に寄せて書き、最後の行に宛名を、自分の名前より上の位置から書きます。数字は漢数字（例：二〇二六年十一月三十日）にします。

封筒の書き方と入れ方

1. 封筒：白無地で、郵便番号の枠がないもの。A4の三つ折りは長形3号（120×235mm）、B5の三つ折りは長形4号（90×205mm）に入ります。
2. 表：中央に「退職届」と縦書きで書きます。
3. 裏：左下に所属部署と氏名を書きます。
4. 折り方：下から3分の1を折り上げ、上から3分の1を重ねる三つ折りにします。
5. 封入：書き出しが封筒の裏側の上に来るように入れ、のり付けして封じ目に「〆」と書きます。

封筒の寸法は、日本郵便が公開しているJIS規格（JIS S5502）によります。長形3号・長形4号は定形郵便の大きさに収まるため、郵送する場合も同じ封筒を使えます。

法律上、退職に書面は必要なく、口頭で伝えても退職できます。それでも書面を出すのは、いつ退職を申し出たかを残すためです。場面ごとの選び方は次のとおりです。

会社と退職日や解決金などの条件を取り決めて辞める場合は、退職届とは別に退職合意書を交わします。会社から辞めさせられる解雇の場合は、退職届を出す必要はなく、会社が解雇通知書を交付します。

会社で退職届の様式を用意する場合（人事担当者の方へ）

就業規則に退職の申出期限と手続を定め、社内の様式として退職届を用意しておくと、申出の日付と退職日が記録に残ります。このテンプレートは、会社の退職届の様式としても使えます。受け取ったら受付日を記録し、退職日までに雇用保険の資格喪失と離職票の手続、源泉徴収票の交付を準備し、請求があれば退職証明書を交付します。

退職は労働者の権利で、会社の許可は要りません。ただし、退職できる時期は雇用の種類で変わり、退職届の書き方は失業給付の離職理由にも関わります。退職届を出す前に、次の5点を確認してください。

申入れから2週間で退職できる（民法第627条）

期間の定めのない雇用は、退職を申し入れた日から2週間を経過すると終了します（民法第627条第1項）。以前は、月給制や年俸制の社員には長い予告期間を必要とする規定がありましたが、2020年4月1日施行の民法改正で、この規定（第627条第2項・第3項）は会社からの解約の申入れだけに適用されるようになり、社員からの退職は月給制でも年俸制でも2週間になりました（厚生労働省「スタートアップ労働条件」）。

就業規則に「退職の1か月前までに申し出る」などの定めがあれば、引継ぎのためにも、できるだけその期限を守ります。一方、会社の許可を退職の条件とする規定は無効とされています（高野メリヤス事件 東京地判昭和51年10月29日、厚生労働省「確かめよう労働条件」）。

契約社員・パートなど期間の定めのある雇用（民法第628条・労働基準法第137条）

期間の定めのある雇用は、やむを得ない事由があるときに限り、契約期間の途中で直ちに辞められます（民法第628条）。ただし、1年を超える契約は、契約の初日から1年を過ぎれば、会社に申し出ていつでも退職できます（労働基準法附則第137条）。高度な専門的知識等を持つ労働者と、満60歳以上の労働者の契約は除きます。契約期間の満了で辞める場合は、更新しない旨を伝えれば足ります。有期の契約の書き方は、契約社員の雇用契約書のテンプレートで確認できます。

退職届・退職願の撤回

退職願のような合意退職の申込みは、会社が承諾するまでなら撤回できます。一方、退職届は出した後、退職願は会社が承諾した後は、会社の同意がなければ撤回できません（厚生労働省「確かめよう労働条件」）。最高裁は、人事部長が退職願を受け取ったことで会社が承諾したと判断しています（大隈鐵工所事件 最三小判昭和62年9月18日）。退職願か退職届かは表題だけでなく、書いた内容とやり取りから判断されるため、迷っているうちは提出しないことが大切です。

会社都合の退職と失業給付

退職勧奨に応じた退職や、事業所の廃止による退職は、雇用保険の特定受給資格者（会社都合）にあたります（ハローワーク）。離職理由は、会社と本人の主張を資料で確かめたうえでハローワークが判定し、どちらかの主張だけでは決まりません。会社都合なのに退職届に「一身上の都合」と書くと、自己都合の資料として扱われるおそれがあるため、実際の理由を書きます。離職理由が事実と違うときは、離職票の異議の欄に記入し、ハローワークで事情を説明します。

出典：厚生労働省「令和7年4月以降に教育訓練等を受ける場合、給付制限が解除され、基本手当を受給できます」。退職前1年以内か退職後に、教育訓練給付の対象講座などを受けた場合は給付制限が解除されます（2025年4月1日以降に受講を始めたもの）。

有給休暇の消化と押印

退職日までに残っている年次有給休暇は、退職日より後に時季を変更できないため、会社は請求どおり与えるほかありません（厚生労働省「確かめよう労働条件」）。残日数は有給休暇の計算ツールで確かめられます。退職届への押印は法律上の要件ではなく（内閣府・法務省・経済産業省「押印についてのQ&A」）、会社から指示があるときに押します。